תוכנה להפקת חשבוניות- מה זה וכיצד נבחר את התוכנה המתאימה?

 

כל בעל מקצוע, בעל עסק, חייב להוציא חשבונית מס ללקוחות שלו וכן לרואי חשבון והנהלת חשבונות אשר מנהלים עבורו את הספרים. אותן חשבוניות מס אמורות לעזור לו לספק חומר ולדווח בכך על כל פעילויותיו.

אם בעבר כל ההתעסקות בחשבוניות מס הייתה דרך ספרים וקבלות בנייר, הרי שכיום אפשר למצוא תוכנה להפקת חשבוניות מס, תוכנה זו מאפשרת לתת מספר רב של כלים באמצעותם אפשר לעבוד בצורה פשוטה וקלה ועל פיהם ניתן לבצע אפשרויות רבות.

הרעיון שתוכנה להפקת חשבוניות מס הוא, במקום לבצע פעולות על נייר, הכול נעשה דרך המחשב, מקוטלג ומתועד דרך התוכנה, כל החשבוניות יכולות להיות מועברות לרואי חשבון והנהלת חשבונות דרך התוכנה ולמעשה לא נעשה שום שימוש בנייר.

 

בין היתר תוכנת חשבונית מס כוללת:

חתימה דיגיטלית –  חתימה של הארגון שמאפשר לזהות אותו, חתימה זו מוכרת ברשויות המס ועל כן כל החשבוניות שמופקות דרך התוכנה מוכרות.

תיעוד וארכיון – כל החשבוניות נשמרות במערכת וניתן לעשות בהן שימוש לאורך זמן רב. אפשר לקטלג אותן על פי הצורך ולבחון בדיוק מה בוצע ומתי.

יצירת שדות ומודולים – הרעיון הוא שכל חשבונית ניתן ליצור על פי שדות קבועים, ניתן ליצור מודולים מתאימים על פי הצרכים שלנו. על כל חשבונית אפשר לכתוב בדיוק את כל הפרטים שלנו, פרטי התקשרות ועוד.

אינטגרציה עם תוכנות ואתרים – ניתן לחבר את התוכנה להפקת חשבוניות מס ממוחשבות יחד עם תוכנות אחרות וליצור ביניהן אינטגרציה מלאה. זה מאפשר יבוא ויצוא מידע.

הפקת דוחות – אחד היתרונות הבולטים של תוכנה להפקת חשבונית מס הוא היכולת ליצור דוחות משמעותיים על מגוון נושאים. אפשר ליצור פילוחים ולקבל נתונים סטטיסטיים על עסקאות ונתונים שונים.

יכולת שכפול מסמכים – במקום ליצור בכל פעם מסמך חדש, אפשר לשכפל את המסמכים ולשנות נתונים על פי מידת הצורך.

שימוש נרחב – ניתן לעשות שימוש בתוכנה באמצעות ריבוי משתמשים וכן בריבוי מחשבים, כמו כן ניתן להשתמש בתוכנה גם אם סך העסקאות של הארגון גדל באופן משמעותי.

 

תוכנה להוצאת חשבוניות מול הדפסת פנקסי חשבוניות -השוואה

כיום אפשר למצוא בשוק לא מעט תוכנות שמתמחות בהפקת חשבוניות, קבלות, חשבוניות מס, הצעות מחיר, ניהול מלאי ועוד.

תוכנה להנהלת חשבונות כפולה או רגילה, היא דבר כמעט בסיסי היום בכל עסק, בוודאי בעסקים קטנים אשר מבקשים לחסוך כסף בהעסקת עובדים נוספים ולהיות יותר יעילים.

כמו כן תוכנה להנהלת חשבונות כפולה או רגילה היא דבר אלמנטארי בחברות שעובדות דרך האינטרנט, מאחר וכל רכישת מוצר או הזמנת שירות מתבצעים דרך הרשת, אז אין סיבה מדוע שתהליך הפקת חשבוניות ייעשה בצורה אחרת.

השאלה הגדולה היא, כיצד בוחרים תוכנה להוצאת חשבוניות. יש כמה כללים לבחירה חכמה ונכונה של חשבוניות:

ראשית, עלינו לבדוק האם התוכנה תואמת את הצרכים של העסק או שלנו כבעלי מקצוע. זה אומר האם התוכנה מספקת את כל הכלים שאנחנו צריכים, האם ניתן להתאים אותה למה שאנחנו זקוקים, האם אפשר ליצור מודלים שמתאימים לנו.

שנית, עלינו לבחון האם יש מגבלות מסוימות בתוכנה, הגבלת בכמות החשבוניות או המיילים, כל מגבלה יכולה ליצור בעיה ולדרוש מאיתנו עבודה בתנאים לא נוחים.

שלוש, חשוב לבדוק האם יש אינטגרציה של התוכנה עם תוכנות אחרות במידת הצורך, האם אנחנו יכולים לייצא ולייבא מסמכים, האם התוכנה מאפשרת לנו לבצע פילוחים שונים לצורכי בדיקות ומחקרים.

ארבע, מוטב לבדוק האם התוכנה משתדרגת מעת לעת, האם ניתן לשפר אותה, והאם השיפורים האלו עולים לנו כסף.

חמש, מאחר ואנחנו מפעילים את התוכנה לבד, טוב לבדוק האם יש הדרכה מקדימה, תמיכה טכנית לאורך הפעלת התוכנה ואילו כלי עזר אנחנו מקבלים מהחברה בזמן שאנחנו משתמשים בשירות שלה.

שש, אם אנחנו מנהלים עסק קטן, חשוב שהתוכנה לא תהיה רק תוכנה להוצאת חשבוניות אלא תהיה תוכנה מקיפה יותר, כך אנחנו נחסוך בהוצאות ונקל על עצמנו. לכן מוטב שזו תהיה תוכנה רחבה שתוכל לאפשר לנו לבצע עבודה במגוון נושאים.

 

דוגמאות לשינויים שהוכנסו בתוכנות להפקת חשבוניות אונליין בשנים האחרונות

ענן – הדוגמא הקלאסית ביותר היא, שכיום כמעט כל תוכנה לחשבוניות, עובדת דרך ענן, מה שמאפשר העברת נתונים בצורה מהירה יותר, עבודה של מספר משתמשים בו זמנית, עבודה ממחשבים מרוחקים, התוכנה לא מהווה נטל על המערכת.

אינטגרציה – אפשרות ליצור אינטגרציה עם תוכנות שונות, בכך אפשר לייצא ולייבא נתונים, ליצור שילובים שונים בעבודה, לספק נתונים רחבים יותר, להשיג פילוחים ועוד.

תיעוד לקוחות – כל לקוח שנרשם במערכת ומקבל חשבונית אלקטרונית, מיידית כל הנתונים שלו נשמרים במערכת ובכך הוא הופך לחלק מהמערכת ואפשר לשלוח לו מידע בצורה נוחה ופשוטה.

שדרוגים – התוכנות כיום זוכות לשדרוגים לעיתים קרובות, על כן אף תוכנות חשבוניות און ליין לא קופאות על שמריהן. זה משפר את עבודת המערכת ומאפשר למשתמשים בה ליהנות מכלים רחבים יותר.

תמיכה טכנית – תוכנת חשבוניות נהנית מתמיכה טכנית רחבה, התמיכה ניתנת און ליין וכן בטלפון, כמו כן ניתנת הדרכה רחבה בעת התקנת המערכת. זה מאפשר ללמוד עליה וליצור בה מודולים מותאמים אישית.