5 הסיבות לנהל את רישום הוצאות העסק בעצמך

בעלי עסקים רבים נמנעים מלנהל בעצמם את רישום הוצאות העסק, דבר אשר פוגם בהכרה והידיעה של העסק שלהם עצמם, וגם עלול לפגוע בהתייעלות עסקית ומחייב הישענות על יעוץ חיצוני נרחב ויקר יותר. בהחלטה אחת תוכלו לקחת את ניהול העסק קדימה.

הניסיון בעבודה מול מנהלים ובעלי עסקים מלמד כי רובם המוחלט אינו מנהל בעצמו רישום הוצאות מסודר. במקרים רבים הדבר נעשה דווקא במודע, בנימוק שזהו תפקידו של רואה החשבון החיצוני המקבל על כך תגמול, או בנימוק של חוסר בזמן וּויתור במסגרת סדר העדיפויות של מטלות הניהול השונות. עצמאים אחרים דווקא מנהלים רישום הוצאות אך חסרים ידע איזה סוגי הוצאות מוכרים יש לרשום, ואינם פועלים לשינוי המצב. כלומר, מבין הוצאותיהם, הם אינם מבחינים כהלכה בין אלו המוכרות לצורכי מס בשיעורים שונים, לבין אלו שאינן מוכרות. כתוצאה מכך נפגעת יכולתם בעלי עסקים אלו לפעול כדי להתייעל בהוצאות. כידוע, רישום ההוצאות המוכרות ודיווח עליהן למס הכנסה ולמע”מ, מפחית את הרווח עליו חייבים לשלם מס. על כן דיווח הוצאות נכון יגדיל בהכרח את שורת הרווח לאחר מס של העסק.

חמש סיבות טובות לנהל רישום הוצאות נכון:

1. למידה אחת ולתמיד: אמנם רישום הוצאות מצריך ידע והבנה, אולם מדובר בלימוד חד פעמי של כללים בסיסיים. למידה ותרגול אלה, יתבצעו באופן טבעי תוך הפעילות השוטפת. הרווח כאן הוא כפול כי תוך כדי התיעוד עוקבים מקרוב אחרי נקודות התורפה של העסק בהם הוא “מדמם” כסף.

להלן קישור לרשימה כללית של ההוצאות המוכרות במס הכנסה.

וכן להלן רשימה כללית של ההוצאות המוכרות לקיזוז מע”מ

2. דעו את זכויותיכם: בהקשר זה יצויין כי בהחלט קיימים הבדלים בין עסק לעסק, מבחינת סוגי ההוצאות המוכרות. למשל, עסק שבמהותו מחייב התניידות מרובה עשוי ליהנות מהכרה מלאה בהוצאות רכב, בעוד עסק שפועל ברובו במשרד נייח יהנה מהכרה חלקית בלבד של סעיף הוצאות זה. גם ביגוד, למשל, עשוי להיות הוצאה מוכרת בעסק מסוים ובאחר לא, וכך גם רשימה ארוכה נוספת של סעיפי הוצאות. הכלל הוא שהוצאה ששימשה לייצור הכנסה, היא הוצאה מוכרת. לאחר שתדעו איזו מבין הוצאותיכם מוכרת, תוכלו לשקול את הכדאיות שלה באופן מושכל, עוד לפני מעשה, במקום להסתפק בדיווח לרו”ח שנעשה לאחר מעשה. אגב, ניתן להגיש בקשה להכרה בהוצאה זו או אחרת בעסק הספציפי שלכם.

3. פעם היה קשה לרשום הוצאות-עכשיו זה קל:

בלינט בתור תוכנה מתקדמת להנהלת חשבונות, ניתן להזין לתוכנה חשבוניות ספקים על ידי צילומם באמצעות הסמארטפון. כך, המאמץ הכרוך באיסוף חשבוניות ספקים ובשליחתם לרואה חשבון, נחסך. את פרטי החשבונית שצילומה ההוכנס לתוכנה באמצעות הנייד אפשר להזין למערכת בנוחות כשיושבים מול המחשב.

לשם כך, בלינט קיים מסך חדשני המאפשר צפיה בתמונת חשבונית הספק  על מחצית המסך ומאפשר גם הזנת פרטי חשבונית על מחציתו השניה.

המסך גם מאפשר ליצור “תור” של תמונות וקבצי PDF של חשבוניות שממתינות לרישום (הקליקו על התמונה משמאל לצפיה במסך רישום ההוצאה הנוח)

4. תנאי הכרחי לקבלת החלטות עסקיות נכונות: ידיעת נתונים מספריים של ביצועי העסק בזמן אמת
   

רואה חשבון מבצע רישום הוצאות פעם בחודש או, גרוע מזה, פעם בחודשיים, תלוי בתקופת הדיווח. במהלך כל אותם חודשים בעלי עסקים, הנשענים על רישום שכזה, “מגששים באפלה” בכל הנוגע להוצאות העסק ולרווחים הנגגזרים מהם. שכן הרווח הוא לעולם הכנסות פחות הוצאות. נתונים אלה הם כלים בסיסיים לצורך קבלת החלטות עסקיות, מדידת מגמות (צמיחה או מיתון), וניווט כללי של העסק. ניהול עסק ללא נתונים מספריים מדויקים ועדכניים של הוצאות ורווחים הוא במידה רבה כמו לנווט ללא מצפן. זה פשוט עלול לגבות מחיר יקר מתוצאותיו העסקיות.

5. “בשביל מה אני משלם לרואה חשבון…” שאלה מצוינת. באמת, מדוע?

בעל עסק שיודע לנהל רישום של הוצאותיו, יכול לדווח למס הכנסה ולמע”מ בכוחות עצמו ואינו זקוק כלל לרואה חשבון לשם כך (דו”ח שנתי למס הכנסה זה סיפור אחר…). כך, בנוסף על כך שהוא יוצר במו ידיו את היכולת לעקוב מקרוב אחרי הוצאות העסק ורווחיו, יכול אותו בעל עסק גם לחסוך אלפי ש”ח בשנה על תשלום לרו”ח כנגד הגשת דוחות אלה. בלינט קיימים מסכי דוח מע”מ ודו”ח מקדמות המציגים על תמונת טופס התשלום מה צריך לרשום בכל שדה (ראו תמונת מסך משמאל). הממשק גם מציג את רשימת המסמכים והפעולות שהביאו את התוכנה לחשב נתונים אלה לבדיקת המשתמש במידה והוא מעוניין בכך.