רישום הוצאה שוטפת

מדריך למשתמש-לינט

ניתן להגיע למסך זה דרך תפריט “הוצאות” שבתפריט הראשי->כפתור “קליטת הוצאה עסקית”.

במסך זה ניתן לרשום הוצאות עסקיות מוכרות ושוטפות בלבד. אין לרשום במסך זה הוצאות שבמהותן מייצגות רכש של רכוש קבוע לעסק, גם אם הן מוכרות. לרישום הוצאת רכש של רכוש קבוע קיים מסך “קליטת רכוש קבוע“. ההחלטה האם הוצאה שוטפת היא מוכרת או לאו הוא נושא סבוך מאוד ומקור להרבה מאוד עוגמת נפש וטעויות בהנה”ח , שצריך לגשת אליו במשנה זהירות.

ראשית, על מנת לעשות סדר, יש להבחין בין הוצאה מוכרת לצורך מס הכנסה לבין הוצאה מוכרת לצורך קיזוז מע”מ:

איזו פעולה בתוכנה מייצגת רישום הוצאה מוכרת לצורך מס הכנסה?

מס הכנסה הוא מס שמשלם רק עסק שמרוויח כסף. מעצם הגדרתו, רווח הוא תוצאה של החישוב: הכנסות פחות הוצאות. לכן, כל רישום הוצאה בתוכנת לינט (או כל תוכנת הנה”ח אחרת) גורע סכום כסף מרווחי העסק ובאותה עת גורע מסכום הכסף שרשות המסים רשאית לגבות מהעסק שלך. במילים אחרות, עצם ההחלטך לרשום הוצאה בתוכנה, משקפת את העובדה שהחלטת שהוצאה זו מוכרת לצורך מס הכנסה. יתרה מזו: אם ההוצאה השוטפת שהנך מעונין לקלוט מוכרת רק בחלקה לצורך מס הכנסה, מחובתך לחשב את החלק המוכר מחוץ לתוכנה ולרשום רק את חלק ההוצאה המוכר בתוכנה. לדוגמא: במקרה שבו הוצאות חשמל בעסק המתנהל מהבית מוכרות לאותו עסק ב-25%, וחשבון החשמל האחרון הוא 1000 ש”ח, יש לרשום הוצאה של 250 ש”ח בלבד בתוכנה. 

לכן, אם אינך בטוח שהוצאה היא מוכרת לצורך מס הכנסה, אל תרשום אותה כלל לפני שאת/ה מתייעץ/ת עם רואה החשבון שלך. כל זה, על מנת למנוע טעויות שיהיה קשה לתקנן לאחר מכן.

איזו פעולה בתוכנה מייצגת רישום הוצאה מוכרת לצורך קיזוז מע”מ?

ניתן לקבוע לכל חשבון הוצאות המופיע ברשימת חשבונות ההוצאות (ראה הסבר לגבי סוג חשבון: הוצאות) בתוכנה את אחוז המע”מ המותר לקיזוז שלה. כאשר רושמים הוצאה במסך קליטת ההוצאה כאן, יש לבחור בתשומת לב את חשבון ההוצאות אליה הוצאה משויכת. בשדה חשבון ההוצאה מופיעה רשימת שמות חשבונות ההוצאה המוגדרים במערכת ולצידם גם אחוז המע”מ המוכר שלהם כפי שהוגדר לכל חשבון הוצאות. לסיכום: בתוכנת לינט, בחירת אחוז המע”מ המוכר לקיזוז מתבצע על ידי בחירת חשבון ההוצאות אליו אנו משייכים את ההוצאה שאנו רושמים.

על פי מה אני מחליט שהוצאה מסוימת היא הוצאה מוכרת לצורך מס הכנסה ו/או קיזוז מע”מ?

הוצאות עסקיות מוכרות של עסק מסוג אחד עלולות להיות לא מוכרות עבור עסק אחר, לכן אי אפשר ליצור רשימה סגורה של הוצאות מוכרות ואחוזי ההכרה שלהם. אנו ממליצים בחום שלפני שאת/ה מתחיל לרשום כאן הוצאות, תתיעץ עם רואה חשבון לגבי כל סוג הוצאה שהנך מעוניין לרשום.

למרות זאת, לפניך כמה קווים מנחים שלפיהם תוכל/י אולי להבין את כללי ההיגיון מהם נגזרת ההחלטה האם הוצאה היא מוכרת, ואם כן, איזה אחוזים ממנה מוכרים.

הכללים מהם ניתן להבין האם הוצאה מסוימת מוכרת לצורך מס הכנסה

הוצאות עסקיות מוכרות במלואן:

הכלל הבסיסי הוא מאוד פשוט: הוצאה מוכרת שוטפת היא הוצאה הכרחית לצורך ייצור הכנסה, הנובעת או מהוצאה שוטפת. הוצאה שוטפת ניתן לרשום במלואה באותה שנת כספים שבוצעה.

לכלל זה ישנם חריגים וביניהם:

א. הוצאה שיש לה אופי עונשי לא תהיה מוכרת. לדוגמא: אם שילמת קנס חניה עקב ביקורך אצל לקוח לא ניתן לרשום זאת כהוצאה.

ב. כאשר העסק עובד על בסיס מזומן ומדווח דווח שנתי לרשות המסים על בסיס מזומן, ההוצאה חייבת להתבצע באותה שנת המס שנרשמה כהוצאה. אם התשלום בפועל בוצע בשנת כספים אחרת, אפשר לרשום אותה כהוצאה בדוח של השנה בה בוצע התשלום.

ג. ישנן הוצאות שלמרות שכל ההוצאה יצאה לטובת העסק, רשות המסים החליטה להכיר רק בחלק מההוצאה. לדוגמא: אחזקת רכב, טלפון נייד וכדומה.

ד. ישנן הוצאות שמותר לרשום רק במידה ואתה יכול להוכיח שניכית מהספק ניכוי מס במקור. הוצאות מסוגים מסוימים לא תוכל לרשום במידה ולא ניכית מס במקור, לדוגמא: שכירות של משרד או דירה המשמשת למגורים ולעבודה גם יחד.

ה. לרשות המסים יש שיקול דעת על פי חוק, לא להכיר במלוא ההוצאה שרשמת, למרות שהיא בוצעה בפועל לטובת העסק, בטענה שההוצאה היא מוגזמת.

הוצאות מעורבות עסקיות-פרטיות מוכרות בחלקן:

ישנן הוצאות שפירותיהן מתחלקות גם לטובת הנאה אישית של בעל העסק וגם לצרכים עסקיים טהורים. הוצאות אלה תהיינה מוכרות רק אם ניתן להפריד באופן מוחשי את החלק המיועד לטובת הנאה אישית לבין החלק המשמש לייצור הכנסה בעסק. במידה ולא ניתן לבצע הפרדה כזו, ההוצאה אינה מוכרת. לדוגמא: שכירות של בית פרטי שבמרתפו, התחום בדלת משאר חלקי הבית, מתנהל עסק, חלק השכירות היחסי לפי שטח המרתף במ”ר מכלל שטח הבית יהיה מוכר לצורכי מס.

הכללים מהם ניתן להבין אם הוצאה מסוימת מוכרת לקיזוז מע”מ

1. האסמכתא להוצאה מוכרת לקיזוז מע”מ חייבת להיות חשבונית מס מקור. כל הוצאה שאינה מלווה בחשבונית מס מקור אינה ניתנת לקיזוז. שם הלקוח בחשבונית המס חייב להיות על שם העסק.

2.ישנם מקרים בהם לא ניתן לקזז מע”מ גם אם יש חשבונית מס מקור על שם העסק. לדוגמא : ליסינג, רכישת רכב (למעט מקרים מסוימים)

3. אם בחשבונית המס סכום המע”מ הוא 0 אין על מה להתקזז (מקרים כמו חשבונית מס מעוסק פטור, עסקה פטורה, ועסקה בשיעור מע”מ 0).

4. אם ההוצאה היא לטובת הנאתך האישית כבעל עסק או לטובת הנאה של אחד מעובדיך או קרוביך, ההוצאה אינה מוכרת לקיזוז גם אם יש חשבונית מס על ההוצאה.

5. אם ההוצאה היא מעורבת, כלומר, חלק ממנה מיועד לטובת הנאה אישית וחלק ממנה ממלא תפקיד בייצור הכנסה בעסק המבחן יהיה כדלקמן:

הוצאה שמרביתה מיועד לצורך ייצור הכנסה בעסק: ניתן לקזז 66% מסכום המע”מ.

הוצאה שמרביתה מיועדת לטובת הנאה אישית של מי מבין הקשורים לעסק: ניתן לקזז 25% מסכום המע”מ.

6. אם ההוצאה עומדת בכל 5 המבחנים הקודמים ניתן לקזז 100% מסכום המע”מ.

ביצוע רישום הוצאה במסך זה:

לאחר שלמדנו את המותר והאסור ברישום הוצאות ניתן לגשת לאופן הרישום הטכני של ההוצאה במסך “קליטת הוצאה שוטפת”.

1. יש לבחור ספק: חיפוש ספק, הרשום כבר במערכת, מתבצע בקלות על ידי הקלדת שמו המלא או חלק ממנו. כתוצאה מהחיפוש עולה רשימה של ספקים המכילים את התווים המוקלדים. הקלקה על הספק הנבחר מציבה את שמו בשדה “ספק”. במידה והוא לא קיים במערכת, ניתן ללחוץ על הקישור “הגדר ספק חדש” שמשמאל לשדה “ספק”, שיוביל אותנו למסך הגדרת חשבון ספק חדש. ניתן לראות כאן איך להגדיר ספק חדש.  בסיום הגדרת הספק החדש והקלקה על כפתור “בצע” התוכנה “תקפיץ אותנו חזרה למסך רישום הוצאה.

יש לבחור חשבון הוצאות: כאמור למעלה, יש לבחור חשבון הוצאות המוגדר מראש והמתאים להוצאה שרוצים לקלוט. הבחירה מתבצעת באמצעות בחירת שם חשבון מרשימה סגורה של חשבונות הוצאות מוגדרים העולה באמצעות לחיצה על החץ השחור שלצד השדה. הופעת אחוז המע”מ המוכר לצד כל שם חשבון ברשימה מיועדת להקל על בחירת חשבון ההוצאות המתאים להוצאה שאנו מעונינים לקלוט. במידה וחשבון הוצאות מתאים לא קיים, ניתן להגדיר חשבון הוצאות חדש באמצעות לחיצה על הקישור “הגדר חשבון הוצאה חדש” המופיע משמאל לשדה. הקלקה עליו תקפיץ אותנו למסך הגדרת חשבון הוצאה חדש. ניתן לראות כאן עזרה לגבי הגדרת חשבון הוצאה חדש. הקלקה על כפתור “בצע” תקפיץ אותנו חזרה למסך קליטת הוצאה שוטפת. בחירת הספק לא תישמר ויש לבחור אותו שנית.

יש לבחור תאריך: התאריך צריך להיות תאריך הפקת המסמך שמשמש כאסמכתא לרישום ההוצאה (חשבונית מס למשל).

יש לציין את מספר האסמכתא: מספר האסמכתא הוא מס’ סידורי של המסמך שמשמש כאסמכתא לרישום ההוצאה.

פרטים: ניתן לציין את פרטי ההוצאה בטקסט חופשי קצר (לא חובה).

סכום: ניתן לכתוב סכום כולל מע”מ בשדה המתאים. התוכנה תחשב את סכום ההוצאה לפני מע”מ ואת סכום המע”מ עצמו ותציב אותם בשדות המתאימים. ניתן גם לציין את סכום ההוצאה לפני מע”מ והתוכנה תחשב את שאר שני הסכומים ותציב אותם בשדות המתאימים.

בסיום הזנת הפרטים: יש ללחוץ על כפתור “עדכן” שיוביל אותנו למסך נוסף המציג את הבחירות לעיון ובדיקה. במידה ומופיע איזשהו פרט הטעון תיקון, ניתן לתקן אותו במסך זה, לחיצה על כפתור “עדכן” במסך זה תקלוט את ההוצאה השוטפת למערכת באופן סופי.