משמעות סטטוס פתוח/סגור של מסמכים

מדריך למשתמש-לינט

מסמכים בתוכנות עסקיות יכולים להיות בסטטוס סגור או פתוח. לא תמיד ישנה משמעות חשבונאית לסטטוס זה. למעשה, לרוב, דוקא אין משמעות חשבונאית לסטטוס זה. משמעות הסטטוס הזה היא יותר התיחסות עסקית מנהלית: מסמך פתוח/סגור מתיחס לשאלה “האם יש עוד משהו לעשות עם המסמך הזה?”. הסטטוס “פתוח” הוא כמו לענות בחיוב לשאלה זו ואילו סטטוס סגור עונה בשלילה.

דוגמאות: הצעת מחיר פתוחה (משמעות: הלקוח עדיין לא נתן תשובה, צריך לברר) הזמנת מכירות פתוחה (משמעות: ההזמנה עדיין לא סופקה ללקוח) וכן הלאה.

מנגד, בהחלט ישנם מצבים מוכרים בהם לסטטוס המסמך ישנה גם משמעות חשבונאית בנוסף למשמעות העסקית. לדוגמה: חשבונית פתוחה משמעותה בדרך כלל שקיים חוב לקוח בגין חשבונית זו שמצריך גביה. כאשר מקבלים תשלום כנגד חשבונית זו אנחנו אמורים “לסגור” את החשבונית משתי סיבות: גם על מנת לרשום לפנינו שאין עוד צורך לטפל בחשבונית זו, וגם מכיוון שחוב הלקוח בגין חשבונית זו אינו קיים יותר.

מסמך נסגר אוטומטית כאשר מסיימים להפיק מסמך אחר שהוא משמש לו כאסמכתה:

בלינט קיים מנגנון ה”סוגר” מסמכים באופן אוטומטי. המנגנון פועל כאשר אנחנו בוחרים להציג מסמך אחד כאסמכתה למסמך אחר. לדוגמה, כאשר נסיים הפקת קבלה שכאסמכתה לה נבחרה חשבונית מסוימת, אותה חשבונית שבאסמכתה תיסגר באופן אוטומטי.

כאשר ממירים מסמך אחד לאחר, המסמך שהומר הופך להיות אוטומטית האסמכתא לחדש, ולכן גם נסגר אוטומטית:

יתרה מזו: כאשר בוחרים “להמיר” מסמך אחד למסמך אחר המסמך שבחרנו להמיר יהפוך להיות אוטומטית האסמכתה למסמך החדש שיווצר כתוצאה מההמרה ולכן גם ייסגר אוטומטית. לדוגמה ממירים הצעת מחיר לחשבונית מס קבלה. הצעת המחיר תופיע אוטומטית כאסמכתה לחשבונית מס קבלה ובסיום הפקת החשבונית מס קבלה, הסטטוס של הצעת המחיר יהפוך להיות, אוטומטית, לסגור.