דיווח נוכחות מדויק ונגיש מכל מקום, תנאי בסיסי לחישוב שעות עבודה נכון

הוצאות שכר הן מרכיב מרכזי וכבד בסל ההוצאות של רוב סוגי העסקים. לכן, חישוב שעות עבודה  נכון הוא תנאי בסיסי לחיסכון בהוצאות העסק. אולם, חישוב שעות עבודה נכון מותנה בדיווח מדויק של נוכחות עובדים. ושאיפה לדיווח נוכחות מדויק  ככל האפשר הוא לא רק הליך עסקי נבון, אלא כפי שנראה בגוף המאמר, גם חובה חוקית. החוק חל גם על “עובדים שאינם מגיעים למקום עבודה”. עובדים כגון שומרים באתרי בניה, אנשי מכירות טכנאי שרות שטח וכדומה.

ניהול עובדים מרחוק הוא אתגר הן מבחינה ניהולית והן מבחינת העמידה בדרישות חוק הגנת השכר. שעון נוכחות חכם יסייע לעסק לעמוד בדרישות החוק, להימנע מקנסות ותביעות, ובנוסף הוא כלי עזר בחיסכון ובניהול נכון יותר של שעות העבודה בארגון.

שינויים ומגמות בשוק העבודה

אחת המגמות הבולטות בשוק העבודה המודרני היא ערעור מעמדו של המשרד  כתנאי הכרחי לפעילות עסקית, והיחלשות מעמדו כבסיס בלעדי לעבודת ההנהלה והעובדים.

שעות העבודה הארוכות וקשיי ההתניידות (מישהו אמר פקקים?…) במרחב העירוני, מאלצים את בעלי העסקים לחשיבה יצירתית במענה לקשיים אלה. על רקע זה, הטכנולוגיות המאפשרות תקשורת מיידית ותעבורת מידע ללא תלות גיאוגרפית, מאיצה מעבר למודל העבודה מרחוק. כתוצאה מכך, יותר ויותר תפקידים שמולאו בעבר רק ממשרדי החברה, מבוצעים כיום מבית העובד, מהדרכים ומחללי עבודה משותפים, בשעות משתנות ושאינן בהכרח רציפות. בנוסף, בזכות תוכנות המסרים המידיים וטכנולוגיות אחרות, גם עובדים שמאז ומתמיד עבדו מחוץ לכתלי המעסיק, כמו סוכני מכירות שטח, נהגים וטכנאים, נהנים מביטול כמעט מוחלט של הצורך להגיע למשרד על בסיס קבוע.

מציאות מתהווה זו, מציבה בפני המעסיק אתגרים חדשים של ניהול עובדים מרחוק, מעקב אחר נוכחותם וביצועיהם, מדידת נאמנותם לחברה ולתפקיד, וגם תיעוד מהימן של שעות העבודה שלהם באופן שעומד בדרישות החוק; על אף הגמישות בנורמות ההעסקה, החובה החוקית החלה על המעסיק בכל הנוגע לחישוב שעות עבודה דווקא הוקשחה בעשור האחרון, ובעיקר מאז תיקון 24 לחוק הגנת השכר שנכנס לתוקפו בתחילת 2009.

שעון הנוכחות הנגיש של לינט מאפשר דיווח שעות מהימן ומדויק, ובכך הופך את עבודת חישוב שעות עבודה לפשוטה וקלה

תקנות מחייבות ואחריות המעסיק

עובדה ידועה היא שהמעסיק חייב לכלול בתלוש השכר פירוט שעות עבודה רגילות ונוספות שבהן עבד העובד בפועל (אי עמידה בדרישה זו היא עבירה פלילית שעלולה לגרור קנסות של 13,000 ₪ לכל עובד). אולם לחוק ולפסיקה שמיישמת אותו, משמעויות נוספות;

ראשית, במקרה שבו אין בידי המעסיק רישום שעות בשעון נוכחות, והעובד יטען לשעות שלא שולמו, יהיה על המעביד להוכיח כי לא כך הדבר. כלומר, נטל ההוכחה עובר מהעובד למעביד, אשר יאלץ להציג הוכחות לכך שהעובד לא עמד לרשותו בשעות הנטענות. למותר לציין כי קשה עד מאוד ליצור תשתית ראייתית להגנה כזו, ולכן לטענת העובד סיכוי גבוה להתקבל בבית המשפט ולזכותו בפיצוי.

שנית, יודגש כי דוח נוכחות ידני, שאיננו אלקטרוני, תקף רק במידה ואושר מדי יום על ידי העובד בחתימתו. מובן כי נוהג שכזה איננו רווח ועל כן לא סביר כי המעסיק המצוי יוכל להישען על עוגן ראייתי מסוג זה במקרה של תביעה. מסיבה זו מומלץ לכל מעסיק להנהיג שעון נוכחות כמכשיר אלקטרוני אובייקטיבי לתיעוד וחישוב שעות עבודה.

שלישית, חישוב שעות עבודה לכדי כמות נקובה בתלוש השכר, היא חובה החלה על המעביד ביחס לכל העובדים, לרבות חברי הנהלה וכולל עובדים שמתוקף תפקידם נמצאים מחוץ למשרד, אך יכולים לדווח על מקום הימצאם ופועלם באמצעים טכנולוגיים.

סיכום והמלצות מעשיות

יש לזכור, כי העמידה בדרישות החוק היא רק חלק מהאתגר, ושעון נוכחות הוא גם כלי אכיפה בידי המעביד בכל הקשור למילוי תפקידו של העובד כהלכה, וכן כלי עזר לחיסכון בתשלום בגין שעות עבודה, שמהווה נתח ניכר מכלל ההוצאות בעסק. רצוי לבחור שעון נוכחות חכם עם גישה מהטלפון הנייד, אך כזה אשר מאפשר הגבלה גיאוגרפית של תחילת עבודה וסיומה, כך שהעובד יוכל להזין שעות עבודה רק במיקום הגאוגרפי שבו הוא אמור להימצא. כמו כן, מומלץ להנהיג שעון המאפשר מספר כניסות ויציאות לאורך היום, על מנת שניתן יהיה לחסוך תשלום לעובד אשר נעדר חלקית ביום העבודה. תכונה חשובה נוספת היא האפשרות הטכנית להפיק מהשעון דוח נוכחות לפי חיתוכים שונים (דוח יומי, דוח חודשי, דוח נוכחות לעובד מסוים, דוח שעות נוספות וכיו”ב), על מנת שניתן יהיה להפיק נתונים עקביים ומסקנות מושכלות, הן לגבי תפקוד העובד והן לגבי ניהול יעיל ונכון יותר של שעות העבודה בארגון.