הנהלת חשבונות – מה כדאי? כפולה או חד צדית?

על עסקים שונים חלות חובות שונות באשר לאופן ניהול הספרים שלהם, ועשויות להיות להם גם העדפות שונות בנושא. אחת הסוגיות המשמעותית בהקשר זה היא הבחירה בין הנהלת חשבונות כפולה לבין הנהלת חשבונות חד צדית. למעשה, לא תמיד קיימים התלבטות או חופש בחירה כיוון שבמקרים רבים החוק מחייב את העסק בהנהלת חשבונות כפולה, בין אם בשל גודלו ובין אם בשל תחום עיסוקו, כפי שיפורט בהמשך.

הנהלת חשבונות כפולה, המכונה גם דו צדית, היא הצורה הנפוצה יותר מבין השתיים, והיא נחשבת לכזו המספקת תמונה מלאה על העסק, לרבות רווח והפסד ויתרות נכסים מול התחייבויות. זאת לעומת הנהלת חשבונות חד צדית המספקת תמונה חלקית ומכילה הוצאות והכנסות בלבד. הנהלת חשבונות כפולה נרשמת בשני טורים; הראשון הוא חובה / נכסים, והשני הוא זכות / התחייבויות והון. השיטה, כשמה כן היא, מנוהלת כך שכל פעולה נרשמת פעמיים, כאשר שני הרישומים מאזנים זה את זה ומותירות את המאזן ללא שינוי (מאופס).

כיצד מתבצע איזון במאזן הנהלת חשבונות כפולה?

לשם המחשה, אם העסק רכש במזומן מכונה, למשל, העונה להגדרה החשבונאית ‘רכוש קבוע’, אזי סעיף רכוש קבוע בצד החובה / נכסים, יגדל. כרישום נגדי, סעיף יתרת המזומנים, המצוי גם הוא בצד החובה / נכסים, יקטן בגובה סכום הרכישה, ולכן המאזן ישאר מאוזן. אם כן, הרישומים יכולים לאזן זה את זה גם תוך רישומם באותו טור, ולאו דווקא באמצעות רישומם בטורים נגדיים. החשוב הוא שכל פעולה תתבטא בפעולה נגדית לה, אשר תאפס את המאזן. בניית המאזן באופן זה וניהולו כהלכה יוצרים דוח ממנו ניתן ללמוד אודות כל קבלת כספים, רכוש או נכס, והשימוש בהם. הנהלת חשבונות חד צדית לעומת זאת, מספקת מידע רק על התוצאות הפיננסיות, ולכן כאמור נחשבת לשיטה חלקית.

הנהלת חשבונות חד צדית או כפולה -איזו שיטה מתאימה לעסק?

עסקים הם שונים זה מזה במידת השאיפה שלהם למדוד את כלכלת העסק, וביכולת שלהם לעשות זאת; הבדל נוסף בין השיטות הוא שהנהלת חשבונות חד צדית איננה דורשת מיומנות מיוחדת, ויכולה להתבצע על ידי הדיוטות. לעומת זאת, הנהלת חשבונות כפולה מאוזנת כהלכה, היא מורכבת ומחייבת מנהל חשבונות מקצועי אשר חשוף וער לספרי החברה. על כן היא גם שיטה יקרה יותר, עניין שעשוי להוות שיקול.

יחד עם זאת, כיוון שהנהלת חשבונות חד צדית היא, כאמור, חלקית למדי, החוק מטיל על סוגי עסקים רבים חובה לערוך הנהלת חשבונות כפולה. חובה זו יכולה לנבוע מחוק החברות, מפקודת מס הכנסה או ממקורות אחרים. מקורה של חובה זו יכול להיות אחד או יותר מבין היקף המחזור של העסק, מספר העובדים בו, ותחום עיסוקו.

מי חייב בהנהלת חשבונות כפולה?

בראש ובראשונה חייבים בשיטה הכפולה, כל העסקים הרשומים כחברה בע”מ, בכל תחום עיסוק. בנוסף, קמעונאים, למשל, מחויבים בהנהלת חשבונות כפולה רק כאשר היקף המחזור שלהם או מספר העובדים שלהם חוצים רף מוגדר (המשתנה לעת לעת), ואילו חברות ביטוח, למשל, חייבות בשיטה זו בכל מקרה. חשוב לדעת כי גם מוסדות ציבוריים ומלכ”רים מחויבים בהנהלת חשבונות כפולה בתנאים מסוימים. אגב, מזה שנים אחדות, כלל המחויבים לפי חוק להנהיג הנהלת חשבונות כפולה, חייבים גם בדיווח מקוון למע”מ.

בין אם העסק מנוהל בשיטת הנהלת החשבונות הכפולה ובין אם הוא מנוהל בשיטה החד – צדית, תוכנה להנהלת חשבונות מתקדמת בענן כמו לינט, תסייע לניהול ולהפקת מסמכים נכונים, ואשר עומדים בדרישות החוק.