על מנת שעסק יצליח, על אחת כמה וכמה בטווח הארוך, חשוב שכל הכוכבים יסתדרו בשורה. כוח אדם מוכשר ורמה מקצועית גבוהה הם חלק מדרישות החובה, אבל מסתבר שלא תמיד הם מספיקים. אי אפשר להתפשר בניהול העסק, כשמי שחוטא בכך צפוי לראות את הרווחים שלו יורדים, הלקוחות מצטמצמים והלקוחות עוקפים אותו בסיבוב.

החדשות הטובות הן שכיום יש לעסק את כל הכלים להתנהל בצורה יעילה ועם מינימום טעויות. כאן בדיוק אנחנו מתחילים לדבר על תוכנה לניהול עסק והשימושים המגוונים שלה.

המטרה: מכלול שירותים בתוכנה אחת

כצעד ראשון, חשוב להגדיר שתוכנות ניהול העסק המתקדמות ביותר כיום מציעות בתוכן מגוון רחב של פונקציות. המחשבה ברורה: הרצון הוא שהתוכנה תבצע כמה שיותר פעולות הקשורות לעסק, מה שמונע שימוש בציוד מיותר (ויקר) ולעיתים גם העסקה של כוח אדם. 

בדרך זו התוכנה יכולה לשפר את התנהלות העסק, לצמצם את ההוצאות שלו וכתוצאה מכך להגדיל את רווחיו.

מה מציעה תוכנה לניהול עסק?

קופה רושמת

במהות הבסיסי שלה, קופה רושמת היא כלי מסורבל המשמש לביצוע עסקאות ולאחסון כספים. במאה ה-21, עם זאת, קופות רושמות מהוות הרבה יותר מכך. הקופה מהווה חלק בלתי נפרד מתכונת הניהול, ומאפשרת ביצוע עסקאות מכל סוג ובאמצעי תשלום מגוונים – כולל סליקת כרטיסי אשראי, מזומן, צ’ק, שוברי זיכוי או מתנה ועוד.

הקופה הרושמת אף מסוגלת להתחבר ישירות למלאי העסק, למועדון הלקוחות וכן הלאה. בגרסאות המתקדמות, היא יכולה אפילו לשמש על תקן של שעון נוכחות או עמדת ליקוט להכנת הסחורה למשלוח.

ניהול מלאי

תוכנה לניהול מלאי מהווה חלק חשוב נוסף במשוואת הניהול והתפעול התקין של העסק. חשוב שאנשי העסק ידעו תמיד מה מצב המלאי, על מנת לבצע הזמנת פריטים נוספים במידת הצורך, או אפילו לחשוב על אסטרטגיית מכירה מול הלקוחות: למשל, מתן הנחה מפתה למוצר בעלי מכירות נמוכות.

ניהול מלאי משתלב כיום בניהול העסק. הוא יכול להתבצע כחלק מאותה תוכנה ממוחשבת הלוקחת על עצמה את המשימה. בחלק מהמקרים יש אינטגרציה מלאה בינה לבין מאגרי מידע אחרים של העסק, דוגמת הקופה הרושמת (כלומר, המלאי יתעדכן אוטומטית בכל רכישה).

הנהלת חשבונות

תוכנות ניהול העסק המתקדמות המוצעות כיום יכולות לקחת על עצמן גם את הצדדים ה”יבשים” והמייגעים הנדרשים מבחינה פיננסית. באפשרותה להפיק חשבוניות באופן אוטומטי עם השלמת כל עסקה, עם אפשרות לעשרות מסמכים ממותגים הנשלחים או מודפסים בלחיצת כפתור בפלטפורמות השונות.

תוכנה לניהול עסק משתלבת בהיבט החשבונאי של ניהול העסק, עם ניהול ההכנסות והתקבולים (גם כאן, נעשית אוטומציה עם מערכות המלאי והמכירה), הפקת דו” מכירות, ניהול פרטי לקוחות וכן הלאה.

התאמה מלאה לצרכים שלכם

חשוב להדגיש שתוכנות ניהול העסק כיום, מתקדמות ככל שיהיו, נוטות להיות פשוטות לתפעול – כך שאפשר להטמיע אותן בעסק בקלות. הן מציעות התאמה מלאה לצרכי העסק, עם גמישות ודינמיות. כל אלו מסבירים מדוע מדובר באחד מפריטי החובה המרכזיים עבור כל עסק כיום, בכל סדר גודל או תחום פעילות.