ניהול עסק קטן הינו פעולה מורכבת משנדמה. בין דאגה למכירות, ללקוחות ולטיב השירות, על בעל העסק לדאוג לפרמטרים נוספים רבים כמו מלאי, איכות המוצרים, איכות אנשי המכירות ולטפל בנטל הבירוקרטיה הישראלי. על כן, חברות רבות רוכשות או חוכרות תוכנה ייעודית לניהול עסקים קטנים אשר אמורות לאפשר להם לשלוט ביד רמה על המתרחש בעסק והיטיב את רמת הניהול. אין ספק שניהול משופר יזניק את ביצועיו הכספיים של העסק ואת רווחיותו.

סוגי תוכנות

ישנו מגוון רחב של תוכנות לניהול עסק אשר נבדלות אלו מאלו בתכונות ובפיצ’רים שהן מכילות, בעלותן החודשית וכמובן בעלות התקנתן. ביחס להתקנת התוכנות יכולות להיות שתי אופציות:

1. התקנת תוכנה מקומית – תוכנת ניהול זו יושבת על שרת הממוקם במשרדי העסק. תוכנה כזו דורשת השקעה ראשונית של ציוד כגון שרתים ויצירת רשת פנים ארגונית וכן הקצאת שטח לאחסון החומרה. 
2. תוכנה מבוססת ענן – אפשרות נוספת היא שימוש בתוכנה אשר יושבת על שירותי ענן כאשר ההתחברות אליה היא דרך רשת האינטרנט ללא נוכחות לוקאלית בבית העסק של חומרה עודפת.

פרטים חשובים שתוכנה לניהול עסק קטן חייבת לכלול:

כאמור, תוכנת ניהול עסק יכולה להיטיב את ניהול העסק, אך לפני שרוכשים תוכנה שכזו יש לוודא שהיא מסוגלת לעמוד בכלל הצרכים של העסק וזאת כדי להימנע ממצב בו אתם נאלצים לעבוד עם מספר תוכנות שאינן מסונכרנות זו עם זו.

1. וודאו כי התוכנה שנבחרה מותאמת לבית העסק ולצרכיו – לא כל עסק דומה למשנהו ולכן עליכם לבדוק עם איש מקצוע או יועץ איזו תוכנה מתאימה לכם ואיזו תביא ליחס הוצאה/ מכירות אופטימאלי.
2. וודאו שהתוכנה מסוגלת לאפשר לכם ניהול מלאי יעיל ונוח – כידוע, ניהול מלאי הוא אחת המשימות החשובות והמורכבות של העסק. ניהול נכון מאפשר לכם לעמוד בקצב המכירות, להימנע מעלויות אחסון של עודפים, לא לעמוד במצב מביך מול לקוחות כאשר ישנם חוסרים במלאי ובכלל חשוב לדאוג למצבת הנכסים של העסק. על כן, וודאו שישנו ממשק נוח ויעיל שיעזור לכם לשלוט במלאי החברה.
3. וודאו שהתוכנה מסוגלת לאפשר לכם לנהל את הוצאות העסק – אלמנט נוסף ולא פחות חשוב הוא הוצאות העסק. בין תשלום המשכורות, השכירות המס וההיטלים השונים שמוטלים על העסק, חשוב להיות כל הזמן עם היד על הדופק ולשלוט בהוצאות השונות של בית העסק. תוכנה מקצועית אמורה לאפשר לכם לשלוט על ההוצאות ולהבין לאן וכיצד הכסף של בית העסק מחולק.
4. וודאו שהתוכנה מאפשרת מערכת ניתור וסליקת תשלומים – תוכנה מקצועית יכולה גם לשמש אתכם לניהול ההכנסות של העסק, לפקח על סליקת האשראי והקופה ולדאוג לניהול נכון של ההכנסות. בנוסף, ישנו מגוון תוכנות שמאפשרות הוצאת חשבוניות מס קבלה וקבלות בצורה מקוונת ומתועדת תוך התעסקות מינימלית בניירת.
5. עדכניות התוכנה – עם חלוף הזמן תוכנות שונות או גרסאות ישנות נעשות לא רלוונטיות וסובלות מחוסר התאמה לקצב הטכנולוגי ולתעשיות עתירות מידע. עליכם להימנע מרכישה תוכנה ישנה שלא תוכל להסתנכרן עם טכנולוגיה קיימת ותאט את קצב העבודה. החלטה שכזו עלולה להסתבר להיות חסכון קטן בעל עלות גבוהה.

הצורך	פיצ’רים הכרחיים	ענן / לוקאלי
ניהול מלאי	*שליטה בכמות הסחורה הנכנסת והשוואה מול הסחורה היוצאת. *מתן התראה על חוסרים ואולי אף הזמנה אוטומטית.	שני סוגי התוכנות יכולות לענות על צורך זה
ניהול הוצאות העסק	*תצוגה נוחה של פילוח הוצאות העסק לדוגמה, הסכום שהוצא על שכר, מלאי, שכירות, רכב וכדומה. *ריכוז קבלות והוצאות מוכרות במקום נוח ונגיש לצרכי מס.	שני סוגי התוכנות יכולות לענות על צורך זה
מעקב אחר הכנסות	*פילוח הכנסות לפי לקוח. *מעקב אחר מספר ההזמנות וקצב ההזמנות של כל לקוח כך שתוכלו להבחין בשינויים.	שני סוגי התוכנות יכולות לענות על צורך זה.