התאמה עצמית של מסכי הפקת מסמכים

מדריך למשתמש-לינט

בחירת שדות להצגה/להסתרה-כללי

במסכי יצירת המסמכים למיניהם ניתן לבחור איזה שדות יוצגו ואיזה מהם יוסתרו. זה נכון לכל חלקי המסך וכולל את פרטי חשבון הלקוח/ספק, פרטים כלליים למסמך ופרטי הפריטים.

חלק מהשדות אינם ניתנים להסתרה כי הם הכרחיים. לדוגמה: שם לקוח/ספק.

הבחירה אם להציג או להסתיר שדה מסוים מתבצעת בלחיצה על שורה רלוונטית בתפריט שנפתח כאשר לוחצים על אחד מגלגלי השיניים באחד מחלקי המסמך.

הבחירה אם להציג או להסתיר שדה תקפה לכל סוגי המסמכים.

בחירת השדות להצגה/הסתרה כאן תקפה אך ורק למסכי יצירת המסמך ואינה רלוונטית כלל לשדות שיוצגו או יוסתרו במסמך עצמו לאחר הפקתו להדפסה או לקובץ PDF. הסבר מלא איך והיכן מתבצעת בחירת השדות שיוצגו או יוסתרו במסמך עצמו ראה כאן.

פרטי חשבון לקוח/ספק-משמעות שדות

שם: שדה שבמידה והוא מופיע, אפשר להזין בו שם שונה משם החשבון שנבחר. מועיל כאשר מעוניינים שהפעולה החשבונאית תתבצע כלפי חשבון מסוים אבל במסמך עצמו יופיע שם שונה.

איש קשר: שדה שמאפשר לבחור ולהציג איש קשר המשויך לחשבון הלקוח/הספק שנבחר. אם לאיש הקשר הנבחר יש כתובת מייל, והמשתמש יבחר להפיק את המסמך למייל, הכתובת שתופיע אוטומטית בברירת מחדל בשדה “אל” בחלונית שליחת המייל, תהיה של איש הקשר הנבחר ולא של הלקוח.

חשבון משני: שדה שמאפשר בחירת חשבון לקוח משני המשויך ללקוח העיקרי שנבחר קודם בשדה “שם חשבון”. תכונה שימושית כאשר מעוניינים לבצע את התנועה החשבונאית שבמסמך כלפי הלקוח העיקרי ואת תנועת המלאי כנגד חשבון הלקוח המשני.

מדינה: מאפשר לבחור ולהציג שדה מדינה ללקוח/לספק. בחירת כל מדינה אחרת מלבד ישראל שימושי במיוחד כאשר מפיקים את המסמך עבור לקוח בחו”ל ומפעילה אוטומטית 5 פעולות:

• שדה ח”פ/ע”מ יפסיק להיות נעול למספר שעומד בסטנדרט הישראלי ואפשר יהיה להזין בשדה זה כל מספר שהוא.
• המסמך יוגדר אוטומטית להיות מופק באנגלית (אפשר לשנות זאת באופן ידני בשדה “שפה” בפרטי המסמך).
• מטבע ברמת המסמך יוגדר אוטומטית לדולר (אפשר לשנות זאת ידנית בשדה “מטבע” בפרטי מסמך).
• כל הפריטים במסמך, אפילו אם הם מוגדרים בהגדרת הפריט שחייבים במע”מ, יתנהגו כאילו הם פטורים ממע”מ (אפשר לשנות זאת באמצעות שדה “קטגוריית מע”מ” בשורת הפריט).
• ההכנסות מהמכירה יירשמו במערכת החשבונות כנגד חשבון הכנסות  בשם “מכירת מוצרים בחו”ל” אפילו אם ברמת הגדרות הפריטים הם משויכים לחשבון הכנסות אחר (אפשר לשנות זאת בשדה “חשבון הכנסה” בשורת הפריט).

פרטי מסמך-

הסברים לתפקודי השדות שניתן להציג או להסתיר

הצג שם פריט: שדה שמאפשר שם שונה לפריט משמו במערכת החשבונאית ובמערכת המלאי. מועיל כאשר רוצים שהתנועה החשבונאית ותנועת המלאי יתבצעו כלפי שם הפריט במערכות אלה אבל במסמך עצמו יוצג שם אחר.

הצג מחסן לפריט: מאפשר בחירת מחסן כלפיו תתבצע תנועת המלאי (רלוונטי לרמת שורת הפריט הבודד ולא לכל הפריטים במסמך). בחשבונית למשל תתבצע יציאה מהמלאי מהמחסן הנבחר.

הצג מטבע לפריט: שדה שמאפשר בחירת מטבע לשורת הפריט. נא תשומת לבך לכך ששער המטבע שמוזן בשדה מעדכן את שער אותו המטבע הנבחר בכל שורות הפריטים וגם ברמת המסמך.

הצג קטגוריית מס לפריט: מאפשר להגדיר פטור או חייב במע”מ ברמת שורת הפריט. הגדרה זו גוברת על ההגדרה הנ”ל ברמת הגדרות הפריט.

הצג חשבון הכנסות לפריט: מאפשר לבצע תנועה חשבונאית כנגד חשבון הכנסות שונה מזה שהוגדר במאפייני הפריט. שימושי במיוחד כאשר בוחרים בוחרים טגוריית מס “פטור ממע”מ” בסעיף הקודם והמערכת מוציאה הודעת שגיאה שחשבון ההכנסות הנבחר צריך להיות חשבון הכנסה פטור ממע”מ.

הצג סוג יחידה: שדה שמאפשר בחירת סוג יחידת מידה לשורת פריט (ק”ג, מטר, יחידה וכדומה).

הצג הנחה לפריט: שדה שמאפשר קביעת הנחה ברמת שורת הפריט (קיימת אפשרות להנחה נוספת ברמת סה”כ מסמך). ניתן לבחור הנחה באחוזים או בסכום מוחלט.

הצג סה”כ לפריט: שדה שמאפשר להציג את סה”כ השורה לפני מע”מ. השדה אינו ניתן לעריכה.

הצג תיאור פריט: שדה שמאפשר הזנת טקסט חופשי שמאפשר לתאר את הפריט כבר ברמת שורת הפריט הרלוונטית. השדה גם יציג אוטומטית את התאור שניתן לפריט ברמת הגדרות המוצר ויאפשר לערוך טקסט זה לפני הפקת המסמך.

פרטי פריטים

הסברים לתפקודי השדות שניתן להציג או להסתיר

מטבע: שדה שבמידה והוא מופיע, אפשר לבחור בו את אחד מהמטבעות הנתמכים במערכת באמצעות לחיצה על סמל המטבע בקצה השמאלי של השדה ובחירת מטבע מהתפריט שיופיע. לאחר בחירה יופיעו הסכומים בשדות הבאים במטבע הנבחר ללא קשר למטבע בו מופיעים הפריט/ים במסמך:

• סה”כ שורה
•  סה”כ לפני מס
• סה”כ פטור ממס
• סה”כ מע”מ
• סה”כ לתשלום

המספרים שמופיעים בשדה הם השער היציג לפי בנק ישראל נכון לעכשיו למטבע הנבחר. ניתן לערוך את השער לשער אחר לפי בחירה.

שפה: שדה שמאפשר לבחור בין הפקת המסמך בעברית לבין אנגלית (לא משנה שיטת ההפקה: הדפסה ויצירת PDF הם היינו הך). בחירת השפה אינה משנה את שפת תצוגת מסך יצירת המסמך אלא רק את שפת המסמך עצמו שיופק להדפסה/ל-PDF.

הצג: שדה שמאפשר בחירת תבנית הופעת שדות במסמך שיופק בסוג המסמך הרלוונטי. אם לא קיימת תבנית נוספת כזו, יש להגדירה תחילה כאן.