ביטול מסמכים ותיקון טעויות בלינט

מי שעובד, טועה ולכן, לעיתים יהיה צורך בתיקון טעויות ברישום הוצאות/הכנסות בתוכנה. קל מאוד לתקן טעויות בלינט על ידי הפקת מסמכים הפוכים/ביצוע פעולות נגדיות בלחיצות עכבר ספורות בלבד. להלן המדריך לתיקון שגיאות בלינט, כולל ביטול מסמכים:

• תיקון טעויות במסמכים חשבונאיים: על פי תקנות ניהול ספרים (וגם כללים חשבונאיים) אין למחוק מסמכים חשבונאיים ופקודות יומן וגם אסור לערוך בהם אפילו פסיק, אך אפשר, באמצעות הפקת מסמך נגדי/ביצוע תנועות נגדיות, לבטל את ההשלכות החשבונאיות של המסמך/התנועה המקורית וכתוצאה מכך, גם את השלכות המסמך/התנועה על חבות המס ואז, להפיק מסמך חדש ומתוקן.
• תיקון טעויות במסמכים שאינם חשבונאיים: אפשר לערוך ולתקן סוגי מסמכים מסוימים שאין בהם חבות מס ואין להם משמעות חשבונאית. להלן רשימת המסמכים שאפשר לערוך:
  • הצעות מחיר.
  • הזמנות רכש.
  • הזמנות מכירות.
  • חשבוניות עסקה.

עריכת מסמך מהסוגים הללו יוצרת גרסה חדשה וממוספרת של המסמך. לדוגמה: אם הצעת המחיר המקורית היתה ממוספרת 160045 אזי הגרסה הבאה, הנוצרת לאחר עריכתה של זו, תקבל את המספר 160045/1 והגרסה שלאחריה תקבל 160045/2 וכן הלאה. אפשר לגשת ולצפות בכל אחד מהגרסאות הקודמות במסך לצפיה במסמך.

דוגמה למסמך שקיבל עריכה: חשבונית עסקה

להלן פירוט 3 הקבוצות העיקריות של מסמכים/תנועות ודרכי הביטול השונות שלהן:

1.     ביטול מסמכים בעלי משמעות חשבונאית וחבות מס:

                        א.         ביטול חשבונית מס->יש להפיק חשבונית זיכוי: הסבר איך

                        ב.         ביטול קבלה-> יש להפיק קבלה בסכום שלילי: הסבר איך

                         ג.          ביטול חשבונית מס-קבלה->יש להפיק גם חשבונית זיכוי וגם קבלה בסכום שלילי: הסבר איך

                        ד.         ביטול תעודת משלוח->יש להפיק תעודת החזרה: הסבר איך

2.    ביטול מסמכים ללא חבות מס וללא תנועות חשבונאיות:

                        א.         ביטול חשבונית עסקה, הזמנת עבודה, הצעת מחיר->העברת מצב הסמיכות מ”פתוח” ל”סגור”

                        ב.         ביטול מסמכי מלאי: תעודת העברה בין מחסנים, ת’ כניסה למלאי ות’ יציאה מהמלאי->הפקת מסמך נגדי

3.    איך אפשר לבטל תנועות חשבונאיות שרושמים בתוכנה ללא מסמכים?:

ביטול פקודות יומן שונות המתבצעות ללא מסמכים, כגון: רישום הוצאה, תנועת יומן ידנית, רישום תשלום לספק וכדומה ->ביצוע פעולת סטורנו: כלומר, ביצוע תנועות בסכומים זהים לתנועה המקורית, אבל בעלי ערך נגדי לתנועה המקורית, במטרה לאפס את הפעולה המקורית

איך מבטלים חשבונית מס?

יש להגיע למסך ניהול מסמכים (תפריט ימני->מכירות->ניהול מסמכים), לאתר באמצעות סינון התוצאות את החשבונית שמעוניינים לבטל (למשל באמצעות הקלדת שם חשבון הלקוח בשדה הריק שבראש הטור “חשבון” או כל קריטריון סינון אחר), ללחוץ על אייקון עם סימן + ולבחור מהתפריט שיוצא “המרה לחשבונית זיכוי”. כעת יופיע מסך הפקת חשבונית זיכוי כאשר כל הנתונים של חשבונית המס (שם לקוח ופרטיו, פריטים, מחיריהם וכמויותיהם) המקורית מופיעים. ניתן מידית להפיק את חשבונית הזיכוי או, במידה וזה יהיה זיכוי חלקי, לערוך את הנתונים ורק לאחר מכן להפיק.

איך מבטלים קבלה?

יש להגיע למסך ניהול מסמכים (תפריט ימני->מכירות->ניהול מסמכים), לאתר באמצעות סינון התוצאות את הקבלה שמעוניינים לבטל (למשל באמצעות הקלדת שם חשבון הלקוח בשדה הריק שבראש הטור “חשבון” או כל קריטריון סינון אחר), ללחוץ על אייקון עם סימן + ולבחור מהתפריט שיוצא “המר לקבלת זיכוי”. כעת יופיע מסך הפקת קבלה כאשר כל הנתונים של הקבלה (שם לקוח ופרטיו ותשלומים, על סוגיהם) המקורית מופיעים רק שהסכומים הם כעת בערכים שליליים. ניתן מידית להפיק את הקבלה או, במידה וזה יהיה זיכוי חלקי, לערוך את הנתונים ורק לאחר מכן להפיק.

איך מבטלים חשבונית מס-קבלה?

על מנת לבטל חשבונית מס קבלה יש צורך לנקוט בפעולה דו שלבית:

א.      תחילה יש להמיר את חשבונית המס-קבלה לחשבונית זיכוי לפי ההליך שמתואר תחת הכותרת “איך מבטלים חשבונית מס?” בדף זה למעלה.

ב.      בשלב שני, יש לגשת למסך ניהול מסמכים (תפריט ימני->מכירות->ניהול מסמכים), לאתר את חשבונית הזיכוי שהופקה בשלב הקודם, ולהמיר אותה לקבלה זיכוי באמצעות לחיצה על סמליל + בשורת המסמך ובחירת “המר לקבלת זיכוי” בתפריט שמופיע.

איך מבטלים תעודת משלוח?

יש להגיע למסך ניהול מסמכים (תפריט ימני->מכירות->ניהול מסמכים), לאתר באמצעות סינון התוצאות את תעודת המשלוח שמעוניינים לבטל (למשל באמצעות הקלדת שם חשבון הלקוח בשדה הריק שבראש הטור “חשבון” או כל קריטריון סינון אחר), ללחוץ על סמליל עם סימן + ולבחור מהתפריט שיוצא “המר לתעודת החזרה”. כעת יופיע מסך הפקת תעודת החזרה כאשר כל הנתונים של תעודת המשלוח (שם לקוח ופרטיו, פריטים, מחיריהם וכמויותיהם) המקורית מופיעים. ניתן מידית להפיק את תעודת ההחזרה או, במידה וזה יהיה החזר חלקי, לערוך את הנתונים ורק לאחר מכן להפיק.

איך מבטלים הזמנת עבודה, הצעת מחיר וחשבונית עסקה?

חשבוניות עסקה פתוחות, למרות שאין להן השלכה חשבונאית, מופיעות בדוח לקוחות חייבים בטור מיוחד המתייחס לחוב לקוחות הנובע מסוג מסמך זה. הזמנות עבודה והצעות מחיר, לעומת זאת, כל עוד הן פתוחות, הן צריכות לעורר התייחסות מצד איש המכירות במקרה של הצעת המחיר או האחראי על ביצוע ההזמנה כאשר מדובר בהזמנת מכירות. לכן, רצוי מאוד להעביר את מצב הסמיכות (סטאטוס) של מסמכים אלה למצב סגור על ידי איתור המסמך במסך ניהול המסמכים ולחיצה על כפתור סגור/פתוח בשורת המסמך שמעוניינים לבטל.

ביטול מסמכים של תנועות מלאי?:

תעודת כניסה למלאי -> יש להמיר לתעודת יציאה מהמלאי על מנת ליצור תנועת מלאי בכיוון הנגדי שתבטל את התנועה שנוצרה בעקבות הפקת המסמך המקורי. על מנת לבצע זאת, יש להגיע למסך ניהול מסמכים (תפריט ימני->מכירות->ניהול מסמכים), לאתר באמצעות סינון התוצאות את תעודת כניסה למלאי שמעוניינים לבטל (למשל באמצעות הקלדת שם חשבון הלקוח בשדה הריק שבראש הטור “חשבון” או כל קריטריון סינון אחר), ללחוץ על סמליל עם סימן + ולבחור מהתפריט שיוצא “המר לתעודת יציאה מהמלאי “. כעת יופיע מסך הפקת תעודת יציאה מהמלאי כאשר כל הנתונים של תעודת הכניסה למלאי (שם לקוח ופרטיו, פריטים, מחיריהם וכמויותיהם) המקורית מופיעים בה. ניתן מידית להפיק את תעודת היציאה מהמלאי או לחילופין, במידה וזה יהיה החזר חלקי, לערוך את הנתונים ורק לאחר מכן להפיק.

תעודת יציאה מהמלאי-> יש להמיר לתעודת כניסה למלאי על מנת ליצור תנועת מלאי בכיוון הנגדי שתבטל את התנועה שנוצרה בעקבות הפקת המסמך המקורי. על מנת לבצע זאת, יש להגיע למסך ניהול מסמכים (תפריט ימני->מכירות->ניהול מסמכים), לאתר באמצעות סינון התוצאות את תעודת היציאה מהמלאי שמעוניינים לבטל (למשל באמצעות הקלדת שם חשבון הלקוח בשדה הריק שבראש הטור “חשבון” או כל קריטריון סינון אחר), ללחוץ על סמליל עם סימן + ולבחור מהתפריט שיוצא “המר לתעודת כניסה למלאי “. כעת יופיע מסך הפקת תעודת כניסה למלאי כאשר כל הנתונים של תעודת היציאה מהמלאי (שם לקוח ופרטיו, פריטים, מחיריהם וכמויותיהם) המקורית מופיעים בה. ניתן מידית להפיק את תעודת הכניסה למלאי או לחילופין, במידה וזה יהיה החזר חלקי, לערוך את הנתונים ורק לאחר מכן להפיק.

תעודת העברה בין מחסנים->יש לשכפל את התעודה ובמסך הפקת תעודת ההעברה המשוכפל יש להפוך את המחסן המקבל למחסן היוצא ואת המחסן היוצא למחסן המקבל על מנת ליצור תנועת מלאי בכיוון הנגדי שתבטל את התנועה שנוצרה בעקבות הפקת המסמך המקורי. על מנת לבצע זאת, יש להגיע למסך ניהול מסמכים (תפריט ימני->מכירות->ניהול מסמכים), לאתר באמצעות סינון התוצאות את תעודת ההעברה בין המחסנים שמעוניינים לבטל (למשל באמצעות הקלדת שם חשבון הלקוח בשדה הריק שבראש הטור “חשבון” או כל קריטריון סינון אחר), ללחוץ על סמליל עם סימן + ולבחור מהתפריט שיוצא “שכפל מסמך”. כעת יופיע מסך הפקת תעודת העברה בין מחסנים כאשר כל הנתונים של תעודת ההעברה בין מחסנים (שם מחסן יוצא ומקבל, פריטים, מחיריהם וכמויותיהם) המקורית מופיעים בה. יש להפוך את היוצרות בין המחסן המקבל למחסן היוצא ולהפיק את התעודה.

איך מבטלים רישום הוצאה משני הסוגים, תשלומים לספקים ושאר תנועות חשבונאיות שאינן מגובות במסמכים?

יש להגיע למסך דוח תנועות יומן (תפריט צדי ימני->דוחות->תנועות יומן) לאתר את התנועה שמעוניינים לבטל באמצעות סינון הנתונים הטבלה לפי קריטריוני חיפוש רצויים, וללחוץ על ה-X האדום שמופיעה בקצה השמאלי של פקודת היומן שמעוניינים לבטל (נא לשים לב! פקודת יומן אחת יכולה להכיל מספר תנועות יומן בלתי מוגבל-שורה לכל תנועה-כך שביטול פקודת היומן תבטל בהכרח את כל תנועות היומן שהיו כלולות בה). יש לאשר את הודעת האזהרה בדבר פעולת הסטורנו (תנועה הנגדית) שעומדת להתבצע. אוטומאטית תיווצר פקודת יומן חדשה הכוללת תנועות יומן נגדיות לתנועות שהופיעו בפקודה המקורית ובכך תאפס את ההשלכות החשבונאיות שיצרה פקודת היומן המקורית ואת השלכותיה על חבות המס, במידה והייתה כזו.