הקמת עסק חדש היא עניין בירוקרטי שחשוב לשים לב איך מבצעים אותו ומה עושים במהלכו. יש חשיבות לסדר הפעולות שמבוצעות ולכן חשוב לשים לב שפועלים בדרך הנכונה, בעיקר אל מול רשויות המיסים והגופים הממלכתיים שתהיה להם נגיעה לעסק החדש. לאחר שמסתיים השלב הזה אפשר לעבור לשלב המתקדם והוא מציאת כל הדרכים שיאפשרו את ניהול העסק בצורה הנוחה, הטובה והיעילה ביותר. כיום ישנן לא מעט דרכים לכך וכמובן שכל מי שמנהל עסק יכול לבחון את האפשרויות האלה על מנת לבחור מתוכן את הדרך שהכי מתאימה לו. הנושאים שצריכים להעסיק אותו קשורים בדיווח שעות העבודה והמנוחה של העובדים, ניהול מלאי ומחסן של פריטים העומדים למכירה, הפקת דו”חות שונים שצריך להגיש מפעם לפעם לרשויות המדינה וכמובן הפקת מסמכים חשבונאיים שונים שיסייעו בניהול נכון של הספרים כפי שדורש החוק.
תוכנה לניהול עסק
למזלם של בעלי העסקים ישנן כיום תוכנות שנוח מאד בעזרתן לנהל את העסק מכל הבחינות – חישוב שכר, פרסום סידור העבודה, ניהול המלאי ועבודה מול ספקים ולקוחות. כאשר מקדישים את הזמן לבחינה של כל תוכנה ותוכנה – אפשר להבין איזו מהן היא הנוחה ביותר. להלן כמה נקודות שכדאי לשים אליהן לב בעת הבחירה –
- ריבוי משימות – חשוב וכדאי שאפשר יהיה לבצע את כל הפעולות שקשורות בניהול העסק בתוכנה אחת. כך אפשר להיות בטוחים שכל המידע והנתונים מסונכרנים בכל המערכות ולא יהיה צורך לחבר בין יותר מתוכנה אחת.
- ידידותיות למשתמש – הרבה בעלי עסקים או עובדים שאמונים על משאבי האנוש והמלאי שלא מגדירים את עצמם ככאלה בעלי יכולות טכנולוגיות מרשימות. מכאן שתוכנה לניהול העסק צריכה להיות ידידותית ביותר למשתמש, נוחה וקלה לתפעול וכדאי שהיא תהיה אינטואיטיבית ככל האפשר.
- התאמה לאופי העסק – כיום שינן תוכנות שמיועדות לעסקים מתחומים מסוימים ויש גם כאלה שנחשבות לכלליות ומתאימות לכל עסק. גם זה שיקול שכדאי לבחון ולקחת בחשבון.
- הרשאות ומספר מוגבל של משתמשים – לא כל העובדים בעסק אמורים לעשות שימוש בתוכנת הניהול או להיות חשופים למידע שהיא מכילה. לכן, כאשר מעוניינים ליצור או להזמין מנוי בתוכנה שכזאת – צריך לבדוק מלכתחילה כמה משתמשים יוכלו להיות רשומים בה ולוודא שמספר זה מתאים לדרישות או הצרכים של בית העסק.
- תוכנה המבוססת על רשת האינטרנט – כאשר בוחרים בתוכנת ניהול עסק שמבוססת על רשת האינטרנט אפשר להיכנס אליה עם שם המשתמש והסיסמא גם כשנמצאים בבית ולא חייבים לשם כך להיות ליד המחשב של העבודה בלבד. ישנם לא מעט עסקים שהאפשרות לעבוד מהבית תהיה נוחה עבורם.
- ארכיון – תוכנות מתקדמות מאפשרות שמירה של מסמכים כפי שדורש החוק מבעלי העסקים ואפשר בקלות למצוא כל מסמך כאשר נדרש להציג אותו מכל סיבה.
מה יכולה לעשות תוכנה טובה לניהול העסק?
בחירת התוכנה הנכונה היא משמעותית וקריטית יותר משאלות אחרות הנוגעות לעסק כמו האם לשכור חברת שירותי הסעות לעובדים או שמא לשלם נסיעות. כי כאמור – התוכנה החדשה יכולה לעשות הרבה מאד סדר בעסק חדש או ותיק, לחסוך ערמות לא קטנות של ניירת מיותרת וכמובן שבזכותה לא יהיה צורך במקום אחסון רב מדי למסמכים או קלסרים. הפקת תלושי משכורת, דיווחי שעות, הזנת פריטים שנמצאים או חסרים במלאי, הפקת חשבוניות ותעודות משלוח – כל אלה הם רק חלק מהדברים שאפשר לקבל מתוכנה יעילה ונוחה לניהול העסק ובעזרתה לייעל ולשפר לאין שיעור את ההתנהלות של העובדים ושל העסק כולו. כאשר הניהול נוח ונעים יותר – אפשר להקדיש זמן ומשאבים להגדלת העסק ולחשיפה גדולה יותר שלו על מנת להביא אליו עוד לקוחות.
