ניהול של עסק אינו עניין פשוט. יש הרבה דברים לטפל בהם ובראש ובראשונה צריך לתת יחס ותשומת לב לדיווחים שונים שקשורים לעבודה מול רשויות המיסים ומוסדות המדינה. יש דברים שחייבים להתקיים או להתבצע ויש כאלה שיהיו בגדר רשות או יהיו נתונים לשיקול דעתו של בעל העסק. כיום בזכות אמצעים דיגיטליים וטכנולוגיים יש הרבה מאד אפשרויות שמקלות על העבודה ועל הניהול ופותחות הרבה מאד אפשרויות נוחות וידידותיות בפני מי שמנהל עסק, ללא קשר לתחום העיסוק או מספר העובדים בעסק. כאשר מפשטים ככל האפשר את שדרוש לבצע – יהיה זה הרבה יותר קל וגם הסדר יישמר. אחד הנושאים שחשוב מאד להתייחס אליו הוא העמדת שעון נוכחות.

מה התפקיד של שעון הנוכחות?

שעון הנוכחות – כשמו כן הוא – הוא הכלי האובייקטיבי שבעזרתו מדווחים העובדים על שעות העבודה שלהם, כלומר על שעת הכניסה ושעת היציאה. ישנן כיום אפשרויות רבות ומגוונות לצורך דיווח על שעות העבודה אך אין ספק שהצבת שעון נוכחות היא הדרך הנוחה ביותר. מדוע? מפני שחשוב לבחור מקום בסביבת הכניסה והיציאה של מקום העבודה וממנו וכך העובד יכול לדווח על הגעתו או עזיבתו בסמוך לשעה שזה קורה בפועל. כאשר מוצב שעון נוכחות וכל העובדים מודעים אליו – הוא מקבל יחס אובייקטיבי. אין איפה ואיפה ואין יחס מיוחד – כל עובד שנוכנס או עומד לצאת – מחתים את עצמו ומדווח את השעות.

החשיבות של שעון נוכחות בכל עסק ומקום עבודה

כאשר יש שעון נוכחות בעבודה – אין עיגול פינות או דיווח שלא יהיה קרוב ביותר למציאות. לא צריך לסמוך על הזיכרון, לא צריך לנהל מעקב אישי וכמובן שאין שום פתח לניסיונות לעקוף את המערכת ולדווח על שעות שלא תואמות לשעות העבודה בפועל. לקראת סוף החודש מפיקים את הדו”ח הנדרש משעון הנוכחות ועל פי הנתונים והמידע שהצטבר בו לאורך החודש – אפשר לחשב את השכר של העובדים ואת כל הנגזרות הסוציאליות שקשורות בזמן השהות שלהם במקום העבודה. בכל עניין, שאלה או בירור שקשורים לשכר של העובד או בכל מקרה שבו צריך לדעת בוודאות אם במועד מסוים העובד שהה או לא במקום העבודה – המידע שבשעון הנוכחות הוא מידע אמין שאפשר להסתמך עליו.

שעון נוכחות – רצוי או הכרחי?

אין ספק שכבר כעת אפשר להבין שהימצאותו של שעון נוכחות בעסק או במקום העבודה אינה צ’ופר אלא תנאי הכרחי לניהול אובייקטיבי, נכון והגון של מקום העבודה. כאשר כל העובדים שווים בעיניו של שעון הנוכחות אין ספק שזה יקרין מקצועיות ורצינות על העסק עצמו ועל מי שמנהל אותו. דבר נוסף ולא פחות חשוב הוא המידע שמצטבר בשעון הנוכחות, מידע שבמקרה הצורך יוכל אפילו להיחשב כמידע רשמי ומהימן כדי ליישב חילוקי דעות או חוסר הסכמה בנוגע לספירת השעות או לגבי נוכחותו או היעדרותו של עובד ביום זה או אחר. מה שחשוב מאד לשים אליו לב זה הבחירה בשעון נוכחות שנוח לעשות בו שימוש ויתאים לאופי העובדים שמגיעים לעסק.

שעון נוכחות – חלק בלתי נפרד מהעסק

שעון נוכחות, בכל מתכונת שהיא, חייב להיות במקום בולט, ברור וקבוע במקום העבודה על מנת שהעובדים לא יפספסו אותו והוא יהיה נוח ונגיש בהגעה אליו. בדרך זו גם העובדים יקפידו על החתמת השעון ויידעו שהשכר שהם מקבלים נכון ומדויק על פי השעות שבמהלכן שהו במקום העבודה. בכל בירור הם יידעו שהם יכולים לפנות למידע שבשעון וליישב כל חוסר הסכמה או שאלה.