עצמאיים רבים, בעלי עסקים קטנים, בינוניים וגדולים מידי חודש מעלים את השאלה איך לנהל את חשבונות העסק בצורה יעילה מבלי לצבור ניירת גדולה ומיותרת. רבים מהם מתחילים את ניהול העסק בעזרת טבלאות אקסל וקלסרים על גבי קלסרים אשר מקשים למצוא את החשבונות כשצריך וגם נאגרים בספריות ותופסים המון מקום. כמוכן, לאחר תקופה הם מבינים שהעבודה נעשית כך באופן לא יעיל, לעיתים מאוד מבולגן ואף מיושן. אז איך בעצם תנהלו את חשבונות העסק שלכם בצורה יעילה וללא ניירת מיותרת? הכנו עבורכם רשימה שתעזור לכם לייעל את עבודת המשרד ותחסוך עבורכם זמן רב.

הוצאת חשבוניות בצורה ממוחשבת

ניירת מיותרת כיום בעסקים קטנים, בינוניים וגדולים מתרכזת בהוצאת חשבוניות ידניות בשיטה הישנה של פנקסים עוקבים. כיום ניתן להשתמש בתוכנה לניהול עסק אשר בה ניתן להוציא קבלות וחשבוניות מס במקור. זו דרך יעילה מאוד מהסיבה שהחשבוניות לא נעלמות לשום מקום, אין חשש שיקרעו או שבטעות תישפך עליהן כוס מים. כמו כן, כאשר החשבוניות מסודרות בתוך תוכנה לניהול עסק, הן מסודרות לפי סדר ונשלחות אל הלקוח במייל מיד בסיום התשלום. זהו פיתרון סביבתי טוב יותר, חוסך ניירת מיותרת ועושה שירות טוב ומהיר ללקוחות שלכם. זו אחת הדרכים הבטוחות לנהל מידע בצורה יעילה ללא ניירת מפוזרת. 

ניהול מלאי בעסק

ניהול מלאי בעסק יכול להיות משימה לא פשוטה לפעמים. לכל מוצר ופריט יש מק”ט, מספר סידורי וכמות. אם עושים זאת באופן ידני או בטבלאות אקסל, זו יכולה להיות משימה מאוד קשה וספירת המלאי בתום השנה יכולה להיות לא פשוטה בכלל. ממשימה שיכולה להיות פשוטה וקלה, רבים מהעסקים שעדיין לא עברו לפתרונות ממוחשבים, בכל שנה לוקחים את ספירת המלאי כפרויקט סיזיפי. כאשר מנהלים מלאי בתוך תוכנה לניהול עסק הרבה יותר פשוט להוסיף בכל פעם פריט. הרשימה נראית מאוד ברורה וניתן תמיד להוציא דו”חות בצורה פשוטה מאוד בתום השנה. כמו כן, אף מוצר לא נשכח והכל נכנס לתוכנה באופן שוטף. 

הנהלת חשבונות פשוטה

רוב העסקים נעזרים במנהלת חשבונות ורואה חשבון על מנת לנהל את חשבונות העסק. בכל מספר חודשים יש להגיש להם דו”חות, חשבוניות, קבלות ועוד ניירת רבה. כאשר משתמשים בתוכנה לניהול עסק, דבר זה הופך להיות פשוט מאוד מהסיבה שניתן לתת למנהלת החשבונות הרשאה לתוכנת הניהול או להפיק ממנה דו”חות בקלות ובפשטות. שימוש בתוכנת ניהול עבור הנהלת החשבונות תחסוך עבורכם ועבור מנהלת החשבונות עבודה רבה, בנוסף היא תאפשר לעשות פעולות רבות בלחיצת כפתור ובמהירות. 

שעון נוכחות ממוחשב

אחד הדברים היעילים ביותר בעסק עם עובדים הוא שעון נוכחות ממוחשב. אם העסק שלכם מעסיק עובדים ואינכם נוכחים תמיד במקום אליו מגיעים העובדים או שמא אלו עובדים אשר עובדים מהבית, האפשרות הטובה ביותר היא ליצור עבורם ועבורכם שעון נוכחות בתוכנה לניהול עסק. לנהל נוכחות עובדים בצורה ידנית עלול להיות מאוד לא יעיל. בתוכנת ניהול, יכולים העובדים להיכנס, להכניס את זמן תחילת העבודה והסיום ובקלות תוכלו להוציא דו”ח נוכחות עובדים בסיום כל חודש ולעקוב אחרי השעות. כמו כן, יוכלו העובדים שלכם לדעת באופן פשוט כמה שעות עבדו באותו חודש. 

לסיכום, כמו שאתם מבינים לתוכנת ניהול עסק יש המון יתרונות ופתרונות חכמים לניהול העסק שלכם ביעילות מבלי להתעסק בניירת מיותרת ולאסוף קלסרים על גבי קלסרים. זו הדרך המתקדמת ביותר שקיימת כיום, היא הרבה יותר ידידותית לסביבה וגם לכם.