בישראל קיימת חובה לרישום שעות עבודה באופן מדויק ושוטף, כאשר הדבר נועד לטובת האינטרסים הן של העובדים והם של המנהלים שלהם. בעבר ניתן היה “להחתים כרטיס” אך ורק ממקום העבודה הפיזי עצמו, מה שהיווה מקור לבעיות דיווח שונות, למקרי רמאות מצערים ולבזבוז זמן וכספים רבים. כיום ניתן להיעזר בתוכנות ייחודיות לאותה המטרה ועוד הרבה מעבר לכך. מדובר בתוכנות המרכזות פעולות ניהול שונות, לרבות אפשרות של החתמת כרטיס עובד, כשהכול במקום אחד. ניהול העסק באופן ממוחשב מקל עד מאוד על כל הצדדים ומסייע להשגת שליטה, ארגון והנחלת סדר בארגונים קטנים וגדולים.

מה זה שעון להחתמת נוכחות?

בעבר הרחוק, נהוג היה שמנהלים חותמים פיזית על כרטיס העובד, בו נהג העובד לכתוב ולתעד את שעות העבודה שלו, החל משעת ההגעה בתחילת היום ועד לרגע העזיבה את המשרד או המפעל. עם השנים נוצר הצורך בשימוש בשעון מדויק הנמצא במשרד עצמו, אשר באמצעותו ניתן היה להחתים את הכרטיס ולא באופן ידני, תוך ציון שעות אוטומטי המודפס על פני הכרטיס. כיום עם התקדמות הטכנולוגיה, היכולת להשתמש בשירות של שעון נוכחות מתקדם הלכה והתפתחה. אצל המנהלים נוצר הרצון לרכז את כל נושא הניהול הפיננסי של העסק במקום אחד, באמצעות תוכנה ייעודית, מה שהוביל ליצירתם של האמצעים החדשניים שעומדים לרשותם של מנהלי ארגונים בימינו.

מי צריך להחתים כרטיס ומה עושים עם המידע הזה?

בדרך כלל החתמה של כרטיס עובד רלוונטית עבור עובדים שעתיים, אשר גובה המשכורת שלהם תלוי בכמות שעות העבודה הרשומה בו. עובדים “גלובאליים” מקבלים שכר קבוע מדי חודש, אך בדרך כלל גם הם יעבירו כרטיס בכניסה למקום העבודה, זאת בכדי לרשום את נוכחותם לצורך התיעוד ובשביל לכמת את ימי העבודה שלהם לצרכי חישובים אחרים כמו ימי חופשה מצטברים ועוד. המידע הזה רלוונטי כמובן לעובדים עצמם, אך גם לכל מי שבמסגרת תפקידו עושה שימוש בכרטיסי עובדים, כגון אנשי הנהלת חשבונות, מנהלי משאבי אנוש וכדומה.

מהם החסרונות של מכשיר החתמה שמצוי רק במשרד?

במקרה של עובדי שטח, החתמת כרטיס הניתנת לביצוע אך ורק במקום פיזי אחד, משמע במשרד – מגבילה מאוד את התנועה ומייצרת לפעמים מצג שווא. עובדים רבים נוהגים לשוב למשרד ולו רק בכדי להחתים כרטיס, אף על פי שבפועל עבודת השטח הסתיימה לה הרבה קודם. הנסיעה אל המשרד יכולה לארוך חצי שעה או יותר, מה שמוסיף כסף לשכר כאשר העובד למעשה לא עבד בכלל. בנוסף, החתמה במקום אחד הנגיש לכלל העובדים, יכולה להוביל למעשי רמאות שונים כמו אנשים שיצאו מהמשרד מוקדם והשאירו את הכרטיס שלהם לעמיתיהם, בכדי שיעבירו אותו במקומם רק כאשר המשמרת תסתיים “על אמת”.

היתרונות האדירים של החתמת נוכחות מכל מקום – איך זה מתבצע? 

כאשר ניתנת האפשרות להשתמש בשירותיה של תוכנת ניהול מתקדמת, המאפשרת החתמת כרטיס מכל מקום באמצעות האינטרנט, מקרי הרמאות מצטמצמים לאפס וכמוהם גם בזבוז הזמן והטעויות בהעברות הכרטיס. העובדים יכולים להתחבר למערכת מכל מקום, בעזרת סיסמה פרטית המאפשרת להם כניסה ומעניקה להם אופציה של החתמת כרטיס העובד האישי שלהם. החיבור עצמו, הנעשה באמצעות מחשב או סלולרי, הוא אידיאלי עבור עובדי השטח. עובדים אלו יכולים לסיים את יום העבודה בזמן, להחתים כרטיס מכל מקום שבו סיימו את המשימה האחרונה לאותו היום ולנסוע מייד לביתם, ללא כל צורך לעבור במשרד. המנהלים מרוויחים בכך עובדים יעילים יותר אשר באמת עובדים עד לסיום האמיתי של המשמרת וכל הצדדים מרוויחים ניהול נבון ומסודר של שעות העבודה, אשר מחושבות בצורה המדויקת ביותר שיש.