כחלק מתהליך התייעלות של ארגונים, מנהלים מחפשים כיום את הדרכים לצמצם את התלות בכוח אדם – ולהעביר את השרביט לטכנולוגיה. השימוש בקופות חכמות הופך לצורך של ממש, כשמנהל יחיד נדרש לצמצום התקציב ובמקביל להצליח לקבל מידע ממקורות שונים בו זמנית ולהשתמש בו לתפעול השוטף של הארגון, ללא הוספת עובדים לשם כך. נראה שקופה רושמת חכמה היא הפתרון האופטימלי הן לניהול הכספים בעסק, לרבות הוצאת חשבונית דיגיטלית לכל לקוח – והן לניהול ותפעול העסק בכלל, לרבות מלאי, רכש ואפילו מעקב אחר נוכחות של עובדים.
מדוע כדאי להעדיף חשבונית דיגיטלית על חשבונית נייר?
קופה שיכולה להוציא חשבונית דיגיטלית ללקוחות, למעשה מעניקה למנהלים שני יתרונות עיקריים:
- חיסכון בכסף – כמות הנייר המתבזבזת בעסקים שבהם קיימת קופה רושמת רגילה, יכולה להסתכם בסכומי כסף גבוהים מדי שנה המושקעים רק לצורך מטרה זו. כאשר הקופה של העסק יכולה להוציא ללקוחות, או לספקים, מסמכים דיגיטלים החתומים באופן חוקי ונשלחים למייל ללא צורך בנייר, מדובר בחיסכון משמעותי על בסיס קבוע.
- אקולוגיה – כשמנהלים יכולים להתהדר בניהול אקולוגי יותר של הארגון, שאינו מבזבז משאבי טבע לחינם, זהו יתרון שיווקי שייתכן שיהווה פתח ליצירת קשרים עסקיים חדשים. חשבונית דיגיטלית היא חלק בלתי נפרד מהמודעות ההולכת וגוברת לאיכות הסביבה.
קופה חכמה שיש לה, מלבד הוצאת חשבוניות דיגיטליות, תכונות נוספות המסייעות למנהלים, למעשה הופכת בעצמה לפריט חשוב בניהול של העסק, כיוון שהיא יכולה לספק לארגון מעטפת של פתרונות ניהוליים.
איך יכולה הקופה החכמה לסייע למנהלים בניהול השוטף?
ראשית, מהירות התגובה של קופה ממוחשבת היא גבוהה יותר משל קופה רושמת סטנדרטית. בעסקים שבהם יש תנועה גבוהה של לקוחות, חשיבות הטיפול היעיל והאפקטיבי בכל לקוח ובכל עסקה, עולה פי כמה. שנית, קופה חכמה יכולה לעזור בנושא השיווק, כיוון שהיא מסוגלת “ללמוד את הלקוח” ולהציע לו, באופן עקיף ובאמצעות שליחת מיילים שיווקים או קופונים, מבצעים שיכולים להניע אותו לרכישה נוספת.
בנוסף, לקופות חכמות שמוציאות חשבונית דיגיטלית יש גם את האפשרות לזהות פריטים על פי מאפיינים ספציפיים, בתוך החנות ועל פי ברקודים: עבור חנויות שמוכרות מגוון של תתי-דגמים מאותו אבטיפוס, למשל חנויות נעליים או ביגוד, מדובר בפתרון נהדר הן בעבודה היום יומית מול הלקוחות והיכולת למצוא פריטים בתוך החנות עצמה – והן בניהול המלאי, שמתעדכן כל הזמן ומייעל את תהליך ההזמנה מהספקים.
שמירה על קשר קרוב עם הלקוחות ובמקביל ניהול יעיל של העובדים
מלבד המאפיינים הייחודיים של קופות חכמות, המאפשרים להן להפוך לבורג חשוב במערכת הארגונית כולה, ניתן להתקין עליהן גם שעון נוכחות, המתחבר מכל מקום באופן מקוון. לארגונים המעסיקים עובדי שטח, זהו פתרון מושלם לניהול זמן מיטבי ולחלוקת עבודה אפקטיבית, שלא מצריכה מהעובדים בשטח להגיע בחזרה למקום העבודה על מנת להחתים כרטיס. היעילות שבהתקנת קופה כזאת, עבור מנהלי ארגונים – הופכת אותה לעובדת מצטיינת בעצמה.
