תרומתה של מערכת ERP להישגים עסקיים​

תוכנה לניהול עסק בגישת מערכת  ERP היא כלי עוצמתי בניהול אפקטיבי של הארגון; בכוחה להגביר יעילות עסקית, להציף כשלים, ולהביא לשקיפות מקסימלית של הארגון מול ההנהלה.

מערכת ERP (Enterprise Resource Planning), היא שם מורכב לתפיסה פשוטה. מדובר למעשה בקבוצת תוכנות הנותנת מענה ממוחשב של שמירת נתונים ועיבודם עבור כל תחומי הפעילות בארגון. מערכות מסוג זה התפתחו דרמטית בשני העשורים האחרונים והפכו לכלי רווח בקרב ארגונים, ואף לפלטפורמת ניהול ממוחשבת שנחשבת הכרחית לארגון בעל נפח פעילות מסדר גודל מסוים ומעלה.

חשוב להבין כי אמנם יש קשר בין הקף הפעילות העסקית לבין היווצרות הצורך וההצדקה בהטמעת מערכת ERP, אולם הצורך עשוי לנבוע מסיבות שונות ומגוונות; גודל ומורכבות פנימית של הארגון עצמו הוא אחד מהם, אך גם ריבוי ממשקים עם גורמים חוץ ארגוניים או עם תוכנות ומערכות ניהול הוא גורם נוסף. פריסה בינלאומית, בעיות תהליכיות של מעקב וניהול נתונים בארגון הם עוד גורמי קושי שמערכות ERP אחודות יכולות לתת להן מענה. זה מקרה שכיח, שתתקיים יותר מסיבה אחת לאימוץ ורכישה של תוכנה אחודה לניהול עסק דוגמת מערכת ERP.

מה מיוחד בתוכנת ERP לעומת תוכנות אחרות?

ייחודה המרכזי של מערכת ERP לעומת מערכות ניהול רגילות, הוא באיחוד כל מערכות המידע הממוחשבות בארגון, תחת מערכת אחת, עם ממשק משתמש עם תפיסה עיצובית אחידה, ובסיס נתונים אחד. המערכת, כאשר היא מיושמת כהלכה, חולשת על כל המחלקות והתחומים: משאבי אנוש, שיווק, מכירות, ניהול קשרי לקוחות (CRM), ייצור, ניהול מלאי, הפצה, אספקה, כספים, רכש ועוד. כל התחומים (ככל שהם קיימים בארגון, כמובן) מאורגנים ומנוהלים באותה מערכת במשולב, וכיוון שהם נשענים על בסיס נתונים משותף, מידע עובר ביניהן באופן עקבי ואמין, ללא שגיאות שמקורן באי תאימות בין מבני נתונים שונים. עובדה זו עשויה לשפר את שיתוף הפעולה בין מחלקות שונות בארגון, אשר כביכול פועלות בעולמות תוכן שונים אך לכולן, מבחינת ההנהלה, מטרה עסקית משותפת.

ככלל, תפקידה של הנהלה הוא להביט על הארגון באופן כוללני, מתוך שאיפה להשיא את ההישגים העסקיים של הארגון כולו. בהיעדר מערכת ERP, במקרים רבים ייווצר קושי ליצור פרספקטיבה שכזו, שכן בפועל, באופן טבעי, כל זרוע בארגון פועלת כממלכה נפרדת ובה מידע שאינו נגיש לאחרים (ודאי לא בזמן אמת), או שאינו מובן להם, ויש קושי להמירו לנתונים עסקיים שימושיים לצורך קבלת החלטות ניהוליות בטווחי זמן אפקטיביים. תפקידה של מערכת ERP הוא ליצור שפה אחידה ושקיפות אשר יסירו חסמים טכניים מנתיבי זרימת המידע בין המחלקות ומהמחלקות אל ההנהלה ובחזרה. התוצאה המיידית של ניהול מידע, נתונים ותהליכים באופן מאוחד, היא יכולתה של ההנהלה להפיק דוחות מהימנים שיציגו נתוני אמת אודות תשומות ותפוקות; כושר הייצור של הארגון, המכירה, האספקה, וגם רמת היעילות הפיננסית של הארגון בניהול כוח אדם ורכש. דוחות איכותיים עשויים לחשוף ולהציף כשלים וחולשות ניהוליים בעלי משמעות כלכלית מרחיקת לכת, ובכך לאפשר להנהלה לטפל בהם.

יתרונות מערכת ERP ביחס לתוכנות עסקיות אחרות

יתרון חשוב של מערכת ERP, הוא היותה “מוצר מדף” מחד, ומוצר “custom made” מאידך. משמעות הדבר היא שמדובר במערכת אשר צברה ותק, ניסיון וליטוש בזכות תהליכי פיתוח והתאמה לעסקים רבים ושונים זה מזה בתהליכים העסקיים הנהוגים בהם, אך גם ניתנת להתאמה ספציפית לפי צורכי הארגון. בנוסף, מערכות ERP מתקדמות הן מודולריות, כך שניתן לבחור מבין המודולים השונים את אלו שישרתו את הארגון, ונוסף על כך ניתן לפתח מענה ייחודי לצרכים ספציפיים. כך, בסיום התהליך, הארגון ייהנה מתוכנה לניהול עסק אשר נשענת על ניסיון רב של ארגונים אחרים אך מנגישה מענה מדויק לאתגרים הארגוניים והעסקיים עמם הוא מתמודד בארגון הייחודי בעל הצרכים המיוחדים והתהליכים העסקיים האופייניים לו.

ערך חשוב נוסף של מערכת ERP היא תוחלת חייה הארוכים יחסית למערכות אחרות. לרוב, הצורך בהחלפה של המערכת עקב התיישנות יורגש לאחר שנים רבות מאוד, אם בכלל. זאת בזכות העובדה שמערכות אלו נהנות מדינמיות של עדכונים שוטפים, ופיתוח בהתאמה אישית של המודולים, השדות והממשקים. בהיותה של מערכת ERP פתרון כולל לצמיתות, היא גם עשויה להיות הפתרון הזול ביותר בטווח הארוך (רכישה, תחזוקה והחלפה של מערכות שונות אחרות, עלולות לגזול משאבים כשלעצמן, גם בהתעלם מכשלי המידע והשלכותיהם).

חיסרון מערכת ERP : מורכבות וקושי בהטמעה

הטמעת מערכת ERP אמנם מצריכה היערכות ארגונית, אולם החל משלב הייזום והאפיון ועד לשלב ההטמעה הסופית והשימוש השוטף, ניתן להיעזר במפתח המערכת או במטמיע המתמחה בה, אשר מורגל בהסבת מערכות ותיקות לתוכנה לניהול עסק, מבלי שיגרמו אובדן מידע או פגיעה בפעילות עסקית שוטפת. אך בראש ובראשונה נדרשת מחויבות בלתי מתפשרת של ההנהלה לתהליך הקליטה של המערכת בקרב העובדים ובקרב ההנהלה עצמה.

לסיכום ומסקנות

בדרך כלל הטמעת מערכת ERP בארגון שאינו מורגל בעבודה מתוזמרת ומאורגנת על ידי מנהלים מקצועיים היא משימה מורכבת שההנהלה נדרשת להקצות לה משאבים. בראש ובראשונה משאבי זמן של המנהלים עצמם על מנת ללמוד את יתרונות המערכת ותפקודיה. אך השקעה זו מניבה רווחים כמעט מידיים כאשר שוקע אבק חיכוך הקליטה. המידע מתחיל לזרום “לפתע” למעלה בהיררכיה הארגונית, כאשר נתוני ביצועים עסקיים, כספיים, שיווקיים מתחילים לזרום אל ההנהלה ומספקים תשתית מידע מדיד לצורך קבלת החלטות מושכלת, עשויות לחול השלכות מרחיקות לכת על הביצועים העסקיים של הארגון כולו.

לינט היא תוכנה לניהול עסק מקיפה ואחודה מהסוג שתואר בהרחבה למעלה. המערכת נותנת כרגע מענה כולל ואחיד לתחומי הפעילות הבאים:

1. כל ערוצי הרכש
2. כל ערוצי המכירה (סוכנים, חנויות קמעונאיות, אתר אינטרנט)
3. הנהלת חשבונות כפולה
4. ניהול מלאי
5. שרות לקוחות טכני
6. מעקב רווחיות פרויקטים.

בתכנון בעתיד:

1. לצרף למערכת מודול CRM באוריינטציה שיווקית עם ערוצי פרסום דיגיטליים מובנים.
2. לצרף מודול משלוחים ולוגיסטיקה.