הפקת מסמכים
מדריך למשתמש-לינט
עם לחיצה על כפתור ההפקה במסמכים, נשלף תפריט המאפשר בחירה בין 4 אפשרויות השונות של הפקת מסמכים:
- הפקה לטיוטה, במצב טיוטא:
- המסמך אינו מקבל ספרור.
- אינו מבצע תנועת מלאי.
- אינו מבצע פעולה חשבונאית.
- מסמך במצב טיוטה הוא המצב היחיד שבו עדיין ניתן לערוך אותו. כל שאר 3 מצבי ההפקה האחרים נועלים את אפשרות העריכה*.
- הפקה ל-PDF, תייצר מסמך בצורת קובץ PDF חתום דיגיטלית שעונה לדרישות החוק כפי שהוגדרו בתקנות כ”מסמך ממוחשב”. המערכת תשמור את הקובץ ובכל פעם שנבקש להפיק אותו שוב, היא תשלוף את הקובץ המקורי ותציג אותו למשלוח. לכן, קובץ של מסמך ממוחשב תמיד יהיה “מקור” ואף פעם לא יהיה “העתק”.
- הפקה לדוא”ל: המערכת תפיק קובץ PDF באופן זהה לסעיף הקודם ובנוסף תצמיד אותו למייל בתור קובץ מצורף ותציג חלונית ובה כל השדות של כתובת הנמען, העתק והעתק נסתר, נושא המייל וגוף המייל.
- הפקה להדפסה: הדפסה ראשונה תצא עם הכותרת “מקור”. הדפסה שניה ואילך תמיד תצא “העתק”, בהתאם לתקנות ניהול ספרים.
* אפשרות העריכה חסומה גם במסמכים שתקנות ניהול ספרים וכללים חשבונאיים אינם אוסרים עריכתם. וזאת מהסיבה הפשוטה שמסמך שהופק, יכול להיות שנמסר כבר למישהו, ואם נשנה אותו, עלול להיווצר מצב שבו, לנו יש גרסה א’ של המסמך ולמישהו אחר יש גרסה ב’. דבר שאינו מאפשר להסתמך עליו ופוסל אותו מלשמש כמסמך אמיתי. לכן, מסמך שיצרנו עם טעות כלשהי, יש לבטל וליצור אותו מחדש. על מנת להקל על המשתמש יצרנו תהליך ביטול מהיר וקל למסמך ואפשרות לשכפל אותו תוך כדי שכפולו על מנת לאפשר תיקון טעויות.
