מבחר הקופות הרושמות מבלבל? המדריך הלא שגרתי לבחירת קופה

איך תדע אם לך צורך בקופה רושמת (אולי קופה ממוחשבת? ומה לעזאזאל ההבדל?), מה השיקולים שצריך לקחת בחשבון בבחירה? ובכלל, מה קופות רושמות יכולות לתרום לעסק שלך?

קופות רושמות הן כלי נפוץ בעסקי הקמעונאות, מענפי הביגוד  וההנעלה, דרך ענפי ההסעדה ועד חנויות סלולר ומחשבים. לקופה הרושמת תפקידים רבים שהופכים אותה לרכיב חיוני ביותר במערך המכירה של עסקים קמעונאיים כדוגמת אלה שנמנו למעלה.

בין תפקידי הקופות אפשר למנות את הבאים להלן:

• במקור, קופות רושמות נולדו מתוך הצורך של בעלי עסקים להתגונן מפני גניבות של עובדים מהקופה. צורך זה הוליד את הקופה הנפתחת רק בעת מכירה, תוך כדי השמעת צלצול אופייני רם, וחישוב מדויק של סכום הקנייה וגובה העודף.
• כיום, לקופה הרושמת שימושים ותפקידים רבים נוספים אשר בהם כמובן גם הדפסת קבלה, אך היא עדיין ממלאת את התפקיד המסורתי של כלי לחישוב וגבייה.
• קופה חייבת להיות מסוגלת לבצע פעולות אלו זו במהירות, ובכך להימנע מהיווצרות תורים או לפחות לקצר תורים באופן משמעותי. לכן, סורק הברקוד שמשמש לאיתור מהיר של הפריט להוספה לרשימת הקניה הוא רכיב חיוני כמו גם מדפסת טרמית מהירה. חשוב לציין שמחקרים מוכיחים שהמתנה בתור מייצרת בקרב לקוחות תסכול, אשר גורר ירידה במכירות, ובעקבותיה ירידה גם ברווחים.

כיום, קופות רושמות הן דיגיטליות וממוחשבות

המתקדמות מביניהן גם בעלות ממשק מובנה לציוד הקפי משלים. כיוון שישנם סוגים שונים ורמות שונות של קופות, בשלב הבחירה חשוב לקחת בחשבון את צורכי העסק הנוכחיים והעתידיים מהקופה הרושמת, ולוודא שהיא תומכת בכל אחת מהפונקציות הנדרשות:

• האם לעסק יש מערכת ניהול מלאי שעל הקופה הרושמת להכיר ולהתחבר אליו? 

במקרה שצורך זה קיים, חשובה יכולתה של הקופה לעדכן בזמן אמת את מערכת ניהול המלאי בפריטים שנמכרו (או הוחזרו…).

• האם יש יותר מעמדה אחת של קופה רושמת בעסק? האם העסק פועל ממספר אתרים גיאוגרפיים שונים (למשל במצב של יותר מסניף אחד או במצב של מטה נפרד מאתר המכירה)?

חשוב לציין שבמקרים של ריבוי עמדות, סניפים או מספר אתרים שמהם פועל העסק, חשובה יכולת הסנכרון השוטף של עמדות אלה עם אלה ומול ממשק ניהול מרכזי המסוגל:

1. לעדכן במערכת מוצרים חדשים שנכנסו למחזור המכירה בזמן אמת
2. לעדכן בקופות מחירים, מבצעים, הנחות ובנדלים בזמן אמת
3. להגדיר קופות רושמות חדשות בסניפים, להגדיר סניפים.
4. לצפות בדוחות מכירות מדויקים בזמן אמת

• האם הקופה הרושמת היא בעלת ממשק מובנה לתוכנת הנהלת החשבונות?

מדובר בתכונה חשובה שעשויה להקל מאוד על ניוד המידע בעסק באופן מהיר ומהימן. למעשה, ממשק חיבור אוטומטי לתוכנת הנהלת החשבונות, חוסך את הצורך את הצורך שהיה קיים בעבר להקליד את נתוני המכירות היומיים  מהקופה (דוח Z) באופן ידני בתוכנת הנהלת החשבונות.

• האם הקופאים מתחלפים באופן תדיר ובעלי ידע ומיומנות טכניים בסיסיים?

במקרה כזה, חשוב פי כמה שממשק המשתמש של הקופה הרושמת יהיה אינטואיטיבי וקליט, על מנת שהזבן ילמד ויתפעל את הקופה בקלות, ללא שגיאות ומבלי לגזול זמן יקר של הכשרה. כמובן, גם במקרה של תחלופה איטית ועובדים מיומנים, רצוי שהקופה הרושמת תהיה נוחה למשתמש.

• האם יש לעסק ציוד משלים לקופה הרושמת?

סורק ברקודים, מסך מגע, מדפסת טרמית מהירה, ורכיבים נוספים, עשויים להיות חשובים מאוד בהיותם אמצעים שמזרזים ומייעלים את עבודת החשבון והגבייה. כאמור, יעילות וזריזות הן משמעותיות עבור שביעות רצון הקונה ועל כן כדאי לשלב עזרים טכניים במידת האפשר ולבחור קופה רושמת שתומכת בהם.

• האם העסק גובה באשראי? בשנים האחרונות גבר עד מאוד השימוש בכרטיסי אשראי על חשבון השימוש במזומן, וצרכנים רבים כלל אינם ערוכים לצורת רכישה אחרת. מסיבה זו ועל מנת שלא להפסיד עסקאות, חשוב לבחור קופה רושמת שתומכת בסליקת אשראי. כמו כן כדאי לבחון חלופות תשלום אחרות הנהוגות בעסק, או שהצורך בהן צויין על ידי הלקוחות (למשל המחאות), גם אם בתדירות נמוכה, ולוודא כי הקופה תומכת גם בהן.

לסיכום, קופות רושמות הן תשתית מרכזית בכל ארגון הנשען על מכירות, ולאור המגוון הקיים מחד ודרישות הלקוחות מאידך, כדאי לבחון את הסוגיה לעומק ולבחור מערכת חכמה המתאימה לצורכי העסק בהווה ובעתיד.